Die Einführung von E-Rechnungen steht an. Ab dem 1. Januar 2025 wird diese Umstellung für viele Unternehmen in Deutschland verpflichtend – zumindest für diejenigen, die im B2B-Bereich tätig sind. Das klingt vielleicht nach einer kleinen Veränderung, hat aber große Auswirkungen auf Unternehmen aller Größen.
Diese Neuerung kommt nicht aus heiterem Himmel. Sie ist Teil des Wachstumschancengesetzes, das im März 2024 verabschiedet wurde. Ziel ist es, die Rechnungsstellung einfacher und transparenter zu machen. Mit der Digitalisierung wird der gesamte Prozess effizienter und sicherer – und gleichzeitig wird es schwerer, Steuerbetrug zu begehen. Denn Finanzbehörden können durch die elektronische Erfassung viel schneller und genauer auf Daten zugreifen.
Eine E-Rechnung ist nicht einfach nur eine PDF-Datei, die man per E-Mail verschickt. Sie ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz, der von der Erstellung bis zur Zahlung vollständig automatisiert verarbeitet werden kann. In Deutschland beruhen E-Rechnungen auf der Norm EN 16931, und die gängigen Formate sind die X-Rechnung und ZUGFeRD.
Die X-Rechnung ist ein reines XML-Format, das vor allem im Kontakt mit öffentlichen Auftraggebern zum Einsatz kommt. Sie ist nicht direkt für Menschen lesbar, sondern vor allem für Maschinen. ZUGFeRD kombiniert dagegen ein maschinenlesbares XML mit einer lesbaren PDF-Datei. So können sowohl Menschen als auch Maschinen alle nötigen Informationen aus der Rechnung ziehen.
Ab 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das heißt, sie brauchen entsprechende Softwarelösungen, um diese Rechnungen auszulesen und zu speichern. Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro wird es ab 2027 auch verpflichtend, Rechnungen nur noch elektronisch zu versenden. Und ab 2028 gilt diese Pflicht dann für alle Unternehmen, egal wie groß.
Die Umstellung auf E-Rechnungen bringt einige Vorteile mit sich. Zum einen spart sie Papier und reduziert die damit verbundenen Kosten. Zum anderen entlastet sie die Mitarbeitenden, weil viele manuelle Arbeitsschritte wegfallen. Zudem wird durch den Verzicht auf Papier auch der CO2-Fußabdruck kleiner.
Auch wenn die Pflicht zur Umstellung für kleinere Unternehmen erst 2028 greift, macht es Sinn, sich schon jetzt darauf vorzubereiten. E-Rechnungen bieten bereits heute betriebswirtschaftliche Vorteile wie schnellere Zahlungsabwicklungen und eine bessere Nachverfolgbarkeit. Außerdem können Sie die Zeit bis zur verpflichtenden Umstellung nutzen, um Ihre internen Prozesse zu optimieren.
Die Umstellung auf E-Rechnungen ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern eine echte Chance für Unternehmen. Nutzen Sie die Zeit bis 2025, um Ihre Systeme anzupassen und sich auf die kommenden Änderungen vorzubereiten. So können Sie nicht nur rechtliche Risiken minimieren, sondern auch von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren. Falls Sie noch keine E-Rechnungen nutzen, gibt es zahlreiche Softwarelösungen, die den Übergang erleichtern. Sprechen Sie gerne unsere Experten von Canon Information Management Solutions an.
Information, Integration, Innovation: Was tut sich im Informationsmanagement?
Der regionale Energieversorger NEW AG hat sich vorgenommen, bis 2025 digitales Vorzeigeunternehmen zu werden.
Wie können IT-Manager den neuen Herausforderungen in Bezug auf Informationssicherheit und Compliance begegnen?