Geben Sie sich in Sachen Sicherheit nur mit dem Maximum zufrieden

In Zeiten internationaler Unruhen sind Unternehmen einem erhöhten Risiko von Cyberangriffen ausgesetzt. Neue Arbeitspraktiken setzen die Unternehmen zunehmend unter Druck, auf Cloud gestützte Dienste umzusteigen, die die Produktivität von jedem Ort aus steigern. Jedoch sind Cloud-Ressourcen die beliebtesten Ziele für Cyberangriffe. Die Zunahme der Cloudnutzung und der Angriffe ist unmittelbar auf die zunehmende Verlagerung der Arbeit in die Cloud zurückzuführen, da mehr sensible Daten auf entfernten Servern gespeichert werden.

Angesichts der Tatsache, dass Fernarbeit in vielen Ländern zu einem festen Bestandteil der Arbeitspraxis werden dürfte, finden Cyberkriminelle neue Wege, um die Schwachstellen der verstreuten Belegschaft zu manipulieren. Menschliche Fehler und Fehlkonfigurationen können leicht zu Datenmissbrauch führen.

In diesem Umbruch wird ein vorbeugender, umfassender Sicherheitsansatz zu einem wichtigen Wettbewerbsfaktor. Hierzu muss man jedoch die Nutzung und Speicherung von Daten im Dokumenten-Lebenszyklus sowie die Sicherheit von Datenfunktionen innerhalb der betrieblichen Abläufe ganzheitlich betrachten.

Sichere operative Abläufe erfordern mehr als nur den Schutz von digitalen Endpunkten. Vielmehr ist es notwendig, dass Sicherheits- und Geschäftsabläufe im gesamten Unternehmen aufeinander abgestimmt sind, von der Infrastruktur bis zur Mitarbeiterschulung. Informationssicherheit ist dabei ein Kernelement. Dies gilt für die Punkte in einer Firma, wo sich Informationen befinden, und für die Art, wie sie verwaltet werden. Wichtigstes Ziel ist laut IDC der Aufbau dauerhaften ‘digitalen Vertrauens’ in die Methoden eines Unternehmens. Jeder Geschäftsprozess sollte mit starken Sicherheitsmaßnahmen verbunden sein.

Viele Firmen glauben, Cybersicherheit beträfe nur digitale Abläufe. Doch externe Bedrohungen beschränken sich nicht auf die Digitalwelt. Um Informationen in ihrem gesamten Lebenszyklus zu schützen, muss man ganzheitlich denken. Unternehmen sollten sich mit allen Aspekten beschäftigen, wie und wo Daten genutzt, verarbeitet und geteilt werden. Dies betrifft nicht nur interne Digitalsysteme, sondern auch Drucke und Kopien, die allzu oft die Achillesferse sind – 59 % der Firmen haben mindestens einmal im Zusammenhang mit gedruckten Dokumenten Daten verloren.

Derzeit erleben wir vielerorts dezentrale Belegschaften. Der Dokumenten-Lebenszyklus hingegen war schon immer lang, oft komplex und hatte viele Schwachstellen. Das Wesen der modernen, zunehmend automatisierten Workflows liegt darin, dass digital erzeugte oder erfasste Daten an unterschiedlichen Orten gespeichert oder zu verschiedenen Zeiten bearbeitet werden. Die unsichere Übertragung von Daten zwischen Nutzersystemen, Cloudspeichern und Endgeräten (wie Druckern) erzeugt verschiedene Schwachstellen. Hinzu kommt das Risiko, dass gedruckte Dokumente zufällig oder beabsichtigt in falsche Hände geraten.

Genau diese möglichen Schwachpunkte kann man durch sichere operative Abläufe vermeiden. Als Folge der weltweiten Entwicklung arbeiten immer mehr Menschen von zuhause aus. Daher ist es für die Belegschaft wichtiger denn je, dass sie Informationen sicher zwischen Endgeräten und der Cloud auszutauschen kann. Wer die operative Sicherheit unternehmensweit verbessern will, muss bei den Dokumentenmanagement-Prozessen den Hebel ansetzen. Firmen müssen durchgängige Datensicherheit über den gesamten Informations-Lebenszyklus gewährleisten.

• DRUCKMANAGEMENT: Schützen Sie den Versand der druckfertigen Dokumente bis hin zur Druckausgabe am System sowohl im Büro als auch an den entfernten Arbeitsplätzen. Indem Sie vernetzte Drucksysteme und alle druckbezogenen Nutzeraktivitäten absichern, verhindern Sie Datenmissbrauch.
• ERFASSUNGS-MANAGEMENT: Schützen Sie die Digitalisierung von Papierdokumenten und die Verteilung an den gewünschten Zielort: Indem Sie den Zugang zu Scanfunktionen kontrollieren und digitalisierte Dokumente schützen (durch Verschlüsselung oder digitale Signaturen), erhöhen Sie die Dokumentensicherheit.
• DOKUMENTEN- & CONTENT-MANAGEMENT: Schützen Sie die Speicherung und Bearbeitung von Dokumenten, ob auf Anwendungen vor Ort oder in der Cloud. Gewährleisten Sie die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und fördern Sie Maßnahmen zur Sicherheit von Dokumenten und Inhalten.

Um ein einheitliches Sicherheitsniveau auf allen Etappen des Informations-Lebenszyklus zu garantieren, müssen Firmen Sicherheitsmechanismen in die täglichen Strukturen, Abläufe und Arbeitsmethoden einbauen. Dies ist ein entscheidender Bestandteil des digitalen Wandels.

Um Sicherheit und Geschäftstätigkeit effektiv in Einklang zu bringen, braucht man einen Partner mit Erfahrung und globalem Know-how. Ein guter Partner stellt sicher, dass Ihre Systeme und Prozesse für das Dokumenten- und Informationsmanagement den digitalen Wandel unterstützen. Sicherheit steht dabei im Mittelpunkt. Risiken gilt es zu vermeiden, gerade dann, wenn Unternehmen verstärkt auf cloudbasierte Arbeitsmethoden setzen. Insbesondere stellen wir Dienste bereit, die den digitalen Wandel fördern. Diese sind von Grund auf sicher und kommen regelmäßig auf den Prüfstand, um der sich wandelnden Technologie und der gerade aktuellen Gesetzes- und Cybersicherheits-Landschaft gerecht zu werden. Firmen können dadurch gewährleisten, dass mit Dokumenten über den gesamten Lebenszyklus sicher umgegangen wird.

Canon hat weltweit eine Führungsrolle inne, sowohl laut Quocirca* als auch der IDC MarketScape-Studie: Worldwide Security Solutions and Services Hardcopy 2019-2020 Vendor Assessment Begründet wird dies mit der Vorgehensweise beim Informationsmanagement.

IDC Marketscape hat unseren umfassenden und ganzheitlichen Ansatz für Druck- und Dokumentensicherheit sowie unseren Fokus auf Dokumenten-Workflow und Informationsmanagement anerkannt. IDC lobte auch unser Bestreben, Kunden bei der Einrichtung einer sicheren Umgebung zu unterstützen, die nicht nur die Dokumentenausgabe, sondern auch die Verwaltung und den Transport von Daten umfasst.

Die Organisation hob außerdem vier spezifische Bereiche hervor, in denen wir im Bereich der Informationssicherheit besonders stark sind:

• Sicherheit durch Design: Unsere „Secure by Design“-Philosophie liegt allem zugrunde, was wir tun. Die Sicherheit steht im Mittelpunkt der Produktentwicklung und -herstellung sowie unseres gesamten Lösungs- und Dienstleistungsportfolios. Mittlerweile ermöglichen unsere Systeme eine sogenannte „Device hardening“ (Geräteabsicherung) und können dennoch flexibel bleiben und auf Cyberbedrohungen reagieren.
• 360-Grad-Blick: Unsere "360-Grad-Sicherheitsrichtlinie" ist so konzipiert, dass sie unsere Kunden bei der Abwehr immer ausgefeilterer und regelmäßigerer Cyberangriffe unterstützt. Dieser Ansatz umfasst Systeme, Software, Netzwerke und cloudbasierte Dienste. Außerdem überwachen wir Hardware und Lösungen kontinuierlich durch Funktionen wie automatische Software- und Firmware-Updates, Einzel- und Massenkonfiguration, Sicherheitsüberwachung und automatische Wiederherstellung.
• Sichere Informationsverwaltung: Im Mittelpunkt unseres Sicherheitsangebots steht der Schutz Ihrer kritischen Daten, unabhängig davon, wo sie sich befinden oder ob sie übertragen werden. Wir helfen Ihnen auch bei der Kontrolle, wie auf diese Informationen zugegriffen wird.
• Lösungs- und Dienstleistungsportfolio: IDC hob hervor, dass die Bandbreite unserer Lösungen und Dienstleistungen dazu beiträgt, Kundeninformationen über den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten hinweg zu schützen. IDC hob insbesondere unsere Druck- und Scanmanagement-Plattform uniFLOW hervor, einschließlich ihrer Rolle als Softwarelösung für Datensicherheit, für die Dokumentenverfolgung und den Schutz vor Datenlecks.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie die Risiken in den sich ständig weiterentwickelnden Arbeitsprozessen reduzieren und die Informations- und Dokumentensicherheit als Teil einer umfassenden Strategie für exzellente Sicherheitsabläufe erheblich verbessern können, sollten Sie sich unsere Lösungen für die Informationssicherheit ansehen.

*The Print Security Landscape, 2023.