Scan- und Erfassungssoftware für Dokumente
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Business Transformation
Intelligentere Datenerfassung: der Schlüssel zu einfacherem Informationsmanagement
Ineffizienz beseitigen und den Wandel unterstützen
Chaos beim Datenmanagement
Informationen sind in der Geschäftswelt ein mächtiges Kapital. Sie sind die Basis für zentrale Unternehmensentscheidungen. Sie helfen Finanzchefs bei Umsatzprognosen. Sie ermöglichen es Geschäftsführern, frühzeitig zu erkennen, wo Dinge schieflaufen. Jedes Unternehmen möchte verstärkt daten- und analysegesteuert agieren. Doch viele werden dadurch behindert, dass sie die ein- und ausgehenden Informationsströme nicht richtig steuern können. Fast ein Viertel (23 %) der Firmen bezeichnen ihre Verwaltung der eingehenden Informationen als ‘Chaos’[1]. Noch beunruhigender: 34 % räumen ein, dass ihr mangelhafter Umgang mit Informationen juristische Gefahren birgt[2].
Warum ist die Verwaltung von Informationen so knifflig? Letztlich liegt es an den riesigen Mengen, um die wir uns kümmern müssen. Die Datenexplosion ist messbar[3]: 2010 wurden weltweit 2 Zettabytes (= 2 Billionen Terabytes) an Daten erzeugt; für 2020 rechnet man mit 50,5 Zettabytes, für 2025 mit 175 Zettabytes. Die herkömmliche Art der Informationsverarbeitung hält diesem Druck nicht stand. Wie können Firmen diese enorme Belastung lindern? Einer der einfachsten Wege ist es, ganz vorn anzufangen – .bei der Datenerfassung.
Dateneingabe: langsamer Fortschritt
Bevor es PCs gab, bedeutete Informationserfassung händische Dokumentation. Dokumente, wie Rechnungen, Bewerbungen und Kundenschreiben, gingen mit der Post ein. Briefe wurden geöffnet, gelesen und abgeheftet. Mitarbeiter brachten Zeit damit zu, sie in Hängemappen und Aktenordner einzusortieren.
Mit dem Computer begann die digitale Dateneingabe. Mitarbeiter füllen Tabellen und Vorlagen mit Informationen. Doch Firmen erhalten Informationen noch immer in unterschiedlichen Formaten, vom Ausdruck bis zum PDF. Diese Teildigitalisierung oder Hybridumgebung macht das Informationsmanagement in der modernen Geschäftswelt hochkomplex.
Die Angestellten müssen dies ausbaden. Kostbare Zeit geht dafür drauf, Informationen aus gedruckten Dokumenten in digitale Vorlagen einzugeben. Sogar Daten aus bereits digitalisierten Dokumenten (wie PDFs) müssen zwecks Bearbeitung noch von Hand in die entsprechenden Vorlagen eingetippt werden. Solche bürokratischen Abläufe haben zur Folge, dass unternehmensweit ineffizient gearbeitet wird.
Ein Leitfaden zu einem besseren Informationsmanagement
Erfahren Sie, wie Sie Ihre Daten besser verwalten und die Erfassung und Verarbeitung von Dokumenten optimieren.
Wie Ihre Effizienz einen Sprung macht
IT-Abteilungen spielen bei der Lösung dieses Problems eine wichtige Rolle. Hierzu muss man zunächst bewerten, wie innerhalb des Unternehmens Daten erfasst werden. Wie können Firmen Informationsworkflows um eine Hybridumgebung herum bauen? Da sich jedes Unternehmen in Richtung Digitalisierung bewegt, sollte der Schwerpunkt darauf liegen, Informationen zu standardisieren und in zentrale digitale Formate umzuwandeln, die wirtschaftlich wertvoller sind.
Zum Glück entfällt mit den Fortschritten in der Erfassung die Notwendigkeit, Daten von Hand einzugeben und weiterzuleiten.
Informationen herausziehen
Fortschritte bei der KI und Datenextrahierung – wie optische Zeichenerkennung (OCR) zur Umkodierung geschriebener Informationen in strukturierten und unstrukturierten Formaten – machen es möglich, aus jeder Art von Dokument Wertvolles herauszuziehen. Ob Digital- oder Papierdokument, hochentwickelte Erfassungslösungen können aus jedem Dokument Inhalte extrahieren und sie in gebrauchsfertige Daten umwandeln.
Indem Daten indexiert und verschlagwortet werden, ist das Aufspüren von Informationen in diesen Dokumenten viel leichter. Da man diese Daten einfach erkennen, extrahieren und verarbeiten kann, eröffnen Erfassungslösungen noch weitere Möglichkeiten, z.B. ist die Dokumentenanalyse einfacher und die Speicherung sicherer. Wenn in einem Dokument Informationen verschlagwortet oder indexiert werden, ist es leichter, bei dessen Speicherung Sicherheits- und Compliance-Vorschriften anzuwenden.
Entscheidend aber ist: Durch das automatische Extrahieren von Daten aus unterschiedlichsten Formaten können intelligente Erfassungslösungen den Aufwand für Verwaltungstätigkeiten wie die Dateneingabe radikal reduzieren.
Zeit für den Wandel
Mitarbeiter schätzen, dass etwa ein Viertel des Arbeitstags durch Administration verlorengeht[4]; jede Firma sollte daher ein Interesse daran haben, diese Zeit für wertschöpfende Aktivitäten zu nutzen. Ineffizienz ist weiterhin ein gängiges, tief verwurzeltes Problem moderner Firmen. Doch es gibt einfache Wege, dies zu ändern. Eine intelligente Erfassung ist dabei ein Kernelement.
Doch wo sollten IT-Teams den Hebel ansetzen? Zunächst gilt es, dokumentenlastige Abteilungen aufzuspüren, die unmäßig viel Zeit auf die Eingabe und Bearbeitung von Daten verwenden. In solchen Abteilungen bringt die Investition in eine bessere Erfassungs- und Automatisierungstechnologie einen echten Mehrwert für Ihr Unternehmen. Denn die Betriebskosten fallen und die Sicherheit sowie die Effizienz als Ganzes steigt.
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