Effizienter Druck mit Prisma-Software-Lösungen

Die Großstadt Paderborn wächst stetig und zählt aktuell knapp 160.000 Menschen. Das steigert unter anderem die Anforderungen an die Stadtverwaltung, die – ähnlich wie andere Kommunen – zunehmend auf Digitalisierung setzt. Städte unterliegen mittlerweile einem ungeschriebenen Gesetz der Effizienz und Optimierung in den Arbeitsabläufen – so auch in der Hausdruckerei der Kommune Paderborn.

Die städtische Hausdruckerei in Paderborn erhält täglich aus diversen Abteilungen des Hauses zahlreiche Druckaufträge: Serienbriefe, Broschüren, Handzettel, Gutachten, etc. Vieles in Kleinst- und Kleinauflagen, aber auch in hohen Auflagen, z. B. Flyer zur schnellen Information oder zu Aktualisierungen.

Bevor die Stadt Paderborn mit der Canon Software PRISMAdirect den Webshop der Hausdruckerei aufbaute, waren die Mitarbeitenden in intensiven Beratungsgesprächen unter anderem zu Druckaufträgen, Formaten, Papier oder den Möglichkeiten der Hausdruckerei gefordert. Das nahm sehr viel Zeit in Anspruch.

Die Druckdaten, die nicht selten dem strengen Datenschutz unterliegen und daher nicht extern gedruckt werden können, erreichten die städtische Hausdruckerei zudem in unterschiedlichen Formaten per Mail oder USB-Stick. Diese Dateien waren zusätzlich oft noch nicht für den Farb- oder Schwarzweißdruck optimiert.

Fehlerquellen lauerten überall: bei Formatvorgaben, Auswahl der Schrifttype oder es fehlten Angaben zur Weiterverarbeitung. Schnell wurde klar, dass die Arbeitsabläufe effizient und an die wachsende hausinterne Nachfrage angepasst werden mussten.

Canon überzeugt mit einem Gesamtpaket: Alles aus einer Hand und das direkt vom Hersteller von Digitaldrucksystemen bzw. vom Entwickler von Software für das Dokumentenmanagement. Die Hausdruckerei der Stadt Paderborn setzt auf eine Canon varioPRINT 130. Das Produktionsdrucksystem für die Druckausgabe in Schwarzweiß und für mittlere Volumen überzeugt mit exzellenter Bildqualität. Zudem verbraucht es wenig Energie. Die ozonfreie Produktion unterstützt einen umweltfreundlichen Betrieb.

Die Canon imagePRESS C810 ergänzt das Angebot der Hausdruckerei mit kompromissloser Druckqualität, hoher Flexibilität – auch bei großer Medienvielfalt – und einer Druckausgabe von 80 Farbseiten pro Minute. Die imagePRESS C810 kann um eine Nachverarbeitung erweitert werden. In Paderborn setzt die Hausdruckerei auf einen Plockmatic BLM35 für die Ausgabe rückstichgehefteter Broschüren.

Auch die Software PRISMAprepare ist von Canon entwickelt. Sie beschleunigt die Vorbereitung und den Druck von Dokumenten. Aktuell wurde PRISMAprepare um eine Scan Clean-Up-Funktion erweitert, die auch das Bearbeiten von Scans erleichtert.

PRISMAdirect ist eine Workflow-Management-Lösung. Sie vereinfacht den gesamten Produktionsprozess von der Auftragserfassung über die Vorbereitung, die Produktion bis hin zur Auslieferung und Rechnungsstellung. Die Hausdruckerei setzte damit einen Webshop im Intranet auf, bei dem die Kundinnen und Kunden – insgesamt rund 3.000 Mitarbeitende innerhalb der Stadtverwaltung – ihre Druckaufträge platzieren können.

Tatsächlich hat die PRISMAdirect-Lösung von Canon die Arbeit der Hausdruckerei massiv verändert. Der neue Webshop ist unter Achim Happes Federführung zu einer kunden- und bedienfreundlichen Plattform gewachsen.

Die Canon Web2Print-Software hat Achim Happe in Eigenregie entsprechend den Anforderungen des Hauses angepasst und entsprechende Leitfäden für die User zur Nutzung verfasst.

Dabei ging dem neuen Webshop eine Planungsphase voraus: Es wurde eine klar strukturierte Oberfläche aufgebaut. Ziel war es, Bestellungen schnell und selbsterklärend durchführen zu können.

So hat er zum Beispiel die Oberfläche durch optisch aussagekräftige Icons erweitert, die eindeutig und schnell zum gewünschten Artikel führen. Zielführend ist auch die professionell erstellte Anleitung für die Kolleginnen und Kollegen.

Insgesamt stellt der Webshop neun Bestellbereiche dar. „Unsere Klientel ist überwiegend nicht vom Fach. Deshalb habe ich in den Leitfäden wie auch im Webshop die Artikelbeschreibungen einfach gehalten. Ein Beispiel: statt 80 g/m2 Offsetpapier PrePrint holzfrei weiß, heißt es bei uns einfach Kopierpapier. Das versteht jede und jeder“, sagt Achim Happe.

Der Stadt Paderborn ist Nachhaltigkeit sehr wichtig: Die Entscheidung für PRISMAdirect ist auch deshalb eine gute Investition. Denn die Software ist dauerhaft flexibel anpassbar und somit zukunftssicher. Zudem sind die meisten der für den Druck über den Webshop angebotenen Papiersorten Recyclingpapiere, von typisch grauen bis zu hochwertigen weißen Papieren.

Bei PRISMAdirect lobt Achim Happe den hohen Grad der Automatisierung, die verbesserte Kommunikation mit den Kunden, die vereinfachten Arbeitsabläufe in der Druckerei und die standardisierte Fehlererkennung via PRISMAdirect. „Manche Datenquellen sind schreibgeschützt, haben eine zu niedrige Druckauflösung oder eine nicht zulässige Schriftart“, erläutert er. Das prüft das System eigenständig und zeigt, wenn nötig, sofort Handlungsbedarf an.

Auch wegen der gestiegenen Qualitätsanforderungen freut er sich über die weiteren integrierten Standards, die automatische Übernahme von Einstellungen oder das Filtern von fehlenden Angaben innerhalb eines Auftrags.

Der neue Webshop ist in der Paderborner Stadtverwaltung zu einem sehr willkommenen Instrument avanciert, das allen Involvierten die Arbeit erleichtert. Kolleginnen und Kollegen loben im Webshop die Übersichtlichkeit und die vielfältigen Optionen für Druck und Nachverarbeitung. Auch die professionelle Auftragserledigung, die exzellente Druckqualität und schnelle Lieferung werden immer wieder von den Kunden hervorgehoben.

Weitere benötigte Artikel ließen den Webshop weiter wachsen und verlangten oft nach individuellen Lösungen, so Achim Happe.