Scannen für mehr Bürgerservice

In bestimmten Ämtern, wie etwa dem Jobcenter des Landkreises Görlitz, das an fünf Standorten im Landkreis tätig ist, benötigen die Verwaltungsmitarbeiter für die Bearbeitung von Anträgen bestimmte Dokumente der Bürger, die im Original bei diesen verbleiben müssen. „Das können etwa bei einem Antrag auf Arbeitslosengeld 2 schon einmal bis zu 30 oder 40 Blatt unterschiedlichster Art sein“, sagt Anja Marx, Projektleiterin E-Akte und zuständige für alle E-Government-Vorhaben des Landkreises Görlitz. Zwar sind in den Ämtern und Nebenstellen rund 90 Multifunktionssysteme vorhanden, doch zeigt sich im Alltag immer wieder, dass deren Scan-Kapazitäten für diesen speziellen Zweck nicht ausreichen. „Wir haben dann oft die Situation, dass mehrere Sachbearbeiter an einem System warten müssen. Das bedeutet auch Wartezeiten für die Bürger, die zudem während dieser Zeit aufgrund der Bestimmungen das Büro verlassen müssen“, verdeutlicht Anja Marx.

Diverse Tests ergaben, dass kompakte Scanner an diesen Arbeitsplätzen Abhilfe schaffen können. „Wir wollten diese ergänzenden Scanner direkt in unser Dokumentenmanagementsystem VIS und in das Netzwerk integrieren und möglichst auf Third-Party-Scansoftware verzichten“, erläutert die Projektleiterin weiter. Auch sollten die Workflows dahingehend ausgerichtet werden, dass die digitalisierten Unterlagen direkt im VIS des Sachbearbeiters bereitstehen, ohne die Dateien eigens per Mausklick in den richtigen Ordner zu transferieren. Da der Landkreis Görlitz innerhalb der deutschen Verwaltungen eine Vorreiterrolle auf dem Gebiet des E-Government einnimmt, mussten diese und weitere grundsätzliche Fragen vorab geklärt werden.

„Wir haben uns zunächst für einen Test des Netzwerkscanners ScanFront von Canon entschieden. Auf diese Weise können wir unseren Anwendern zum einen die vertraute Bedienoberfläche bieten. Zum anderen können wir weiter auf eine einheitliche Systemwelt setzen“, sagt Enrico Erler, Sachbearbeiter EDV/Fachprogramme und zuständig für die technische Umsetzung des Projekts.

Die Scanworkflows sind identisch mit denen der bereits installierten Multifunktionssystemen: Scan to Mail, Scan to Folder und als zentrale Funktion der Scan an VIS und damit an das Dokumentenmangementsystem des Landkreises. Die erstellten PDF-Dateien lassen sich über das Adressbuch auch an beliebige weitere interne Mail-Empfänger senden.

Auf Basis der erweiterten Funktionalitäten der Druckmanagementlösung hat der Landkreis Görlitz eine Schnittstelle programmieren lassen, die die direkte Datenübernahme der Scans in VIS erlaubt.

Mit der Lösung von Canon beschreitet der Landkreis Görlitz weiter konsequent den Weg der Digitalisierung von Vorgängen. Dank der Leistungsfähigkeit
der Druckmanagementlösung uniFLOW können die Sachbearbeiter Dokumente gleichermaßen über die Canon imageRUNNER und den ScanFront direkt in das interne Dokumentenmanagementsystem scannen.

Die wegweisenden technischen Vorteile dieser Lösung tragen direkt zu mehr Bürgerfreundlichkeit und zur Arbeitserleichterung für die Sachbearbeiter bei. In Ämtern mit Publikumsverkehr müssen Antragsteller künftig nicht mehr vor verschlossener Bürotür warten, bis ihr Sachbearbeiter zurückkehrt und der Antrag abschließend bearbeitet werden kann.

Nicht zuletzt bleibt die Systemlandschaft mit dem ScanFront von Canon weiter einheitlich. Für den reibungslosen Datenfluss aus den Außenstellen des Landkreises, der einer der größten Flächenlandkreise in Deutschland ist, sorgt der zentrale uniFLOW-Server, der am Standort Görlitz untergebracht ist.