Volle Funktionalität für die Getränkebranche

Der Getränkegroßhändler Heurich GmbH stellt an die Scan-Hard- und -Software hohe Ansprüche. Es gilt, selbst fleckige und zerknitterte Papiere in Topqualität und ohne Verzögerungen zu digitalisieren. Mit Systemen von Canon und einer DMS-Lösung aus dem Hause COPA Systeme gelingt das reibungslos.

Zahlreiche unterschiedliche Formate, Papierstärken und Druckqualitäten: Täglich digitalisiert die Heurich GmbH rund 1.000 Dokumente unterschiedlichen Typs. Das entspricht einem Volumen von 250.000 Seiten im Jahr. Ein schneller, zuverlässiger Scanprozess ist für die Verarbeitung von Volumina dieser Größenordnung unverzichtbar – und stellt spezielle Ansprüche an die Scan-Hardware sowie die Bildoptimierungsoptionen. Bei dem Getränkegroßhändler im nordhessischen Petersberg werden täglich große Dokumentenmengen in verschiedenen Formaten und Qualitäten digitalisiert. Dazu gehören Lieferscheine, die im Arbeitsalltag der Lieferanten mitunter Flecken oder Wasserschäden davontragen, Rechnungen, Notizzettel, Zeitungsartikel, Dokumente im DIN-A3- und A4-Format, ein- oder beidseitig bedruckt – die Bandbreite ist groß.

Bereits seit den 1990er-Jahren arbeitet die Heurich GmbH im Bereich der Archivierung mit Lösungen von COPA Systeme. Das Unternehmen entwickelt branchenspezifische Software für die Getränkebranche, darunter drink.PRO. Die ERP-Lösung umfasst unter anderem Module für eine effektive Warenwirtschaft, für das Rechnungswesen und das Controlling. Dazu kommt das Dokumentenmanagement-Modul dms.PRO. „Das erste DMS-Projekt mit der Heurich GmbH war eine reine Archivierungslösung, mit dem Ziel, Lieferscheine und Eingangsrechnungen für die Speicherung im Archiv zu digitalisieren“, erinnert sich Daniel Peters, Leiter Prozessberatung und Management Services bei COPA Systeme. „Im Jahr 2019 folgte schließlich die Implementierung eines DMS-Workflows mit der integrierten Lösung dms.PRO Invoice inklusive Beleglesung.“

Im Zuge dessen ersetzte Heurich die in die Jahre gekommene Scan-Hardware durch neue Arbeitsplatz- und Abteilungsscanner – allesamt Geräte von Canon. „Angesichts des hohen Volumens sollen die Scanner schnell, absolut zuverlässig und leise arbeiten“, erläutert Benjamin Auth, Leitung IT und IT-Projektmanagement bei der Heurich GmbH. „Mit den Vorgängern der aktuell eingesetzten Geräte war das nicht der Fall: An den zwei Scan-Arbeitsplätzen war die Digitalisierung deutlich hörbar, für die Erfassung von sehr feinem Papier brauchten die Mitarbeiter oftmals mehrere Anläufe.“

Das sollte sich ändern: Bei der Heurich GmbH kommen Hardware und Workflows regelmäßig auf den Prüfstand, mit dem Ziel der kontinuierlichen Verbesserung. Anstelle der etwas veralteten Geräte kommen heute Scanner von Canon zum Einsatz. „Mit der Anschaffung wurden auf einen Schlag alle Herausforderungen beim Scannen gelöst“, fasst Peters zusammen. In den folgenden Jahren erfolgte sukzessive der Austausch aller Geräte. Die Umstellung verlief wie am Schnürchen: „Die neuen Scanner ließen sich per Plug-and-play ohne Umstände installieren und mit den COPA-Lösungen koppeln“, erläutert Peters.

Seit Kurzem ist auch der Canon DR-M1060II im Einsatz und erweist sich als wertvoller Assistent im Digitalisierungsprozess. Der DIN-A3-Scanner fügt sich aufgrund der kompakten Maße optimal auf den Scan-Arbeitsplatz ein. Für komfortables Arbeiten verfügt er über einen Fronteinzug und erlaubt sowohl einen geraden als auch einen umlaufenden Papierweg. Das wiederum macht die Verarbeitung von praktisch allen Dokumententypen möglich. Dem hohen Papieraufkommen bei Heurich trägt der leistungsfähige Scanner ebenfalls Rechnung. Pro Minute erfasst er bis zu 120 Bilder im DIN-A4-Format und kann ein tägliches Gesamtpensum von bis zu 13.000 Dokumenten verarbeiten.

Im Zuge der Erfassung optimieren die Mitarbeiter die Scans über eine Bildverbesserungssoftware von Canon. Die Lösung holt selbst aus Papieren mit Knicken und Flecken das Optimum heraus. Lochränder und etwaige Verschmutzungen lassen sich herausfiltern, schiefe Belege begradigen und über die Definition einer Blindfarbe erscheinen verfärbte Papiere komplett weiß.

Zum effektiven Workflow trägt die hohe Zuverlässigkeit der Hardware bei. „Der Canon DRM1060II erfasst sämtliche Vorlagen mühelos– auch solche, die aufgrund von Feuchtigkeit Wellen oder Knitterfalten aufweisen“, betont Auth. Der hohe Funktionsumfang des Geräts nutzt die Heurich GmbH voll aus: farbige und Schwarzweiß-Dokumente, ein- und zweiseitige Scans, im DIN-A3-, A4- und kleineren Formaten – das Gerät verarbeitet alle Dokumententypenunterbrechungsfrei. „Das gilt auch für Rechnungen, die von einigen Lieferanten per Nadeldrucker erstellt werden“, berichtet Auth. „Selbst mit dem sehr dünnen Papier erfolgt die Erfassung so schnell wie bei allen weiteren Papiersorten.“

Die Digitalisierung der Papiere erfolgt ebenso schnell wie die Übergabe an das DMS- beziehungsweise ERP-System von COPA. Dabei helfen nicht zuletzt Scanprofile für jeweils unterschiedliche Dokumententypen, die sich in der COPA-Software einrichten lassen. So werden zum Beispiel DIN-A4-Seiten, Duplex-Dokumente oder Zeitungsausschnitte ruckzuck erfasst und indexiert: „Dank umfangreicher Indexierungsfunktionen landen die Dokumente stets am jeweils richtigen Arbeitsplatz und lassen sich von den Mitarbeitern mühelos wiederfinden“, sagt Auth. „Jeder Mitarbeiter weiß heute dank der DMS-Lösung von COPA, wo sich ein Dokument befindet. Das erleichtert und beschleunigt den Dokumentenworkflow abermals.“

Aktuell ist die digitale Lösung in zwei Abteilungen im Einsatz. In der Logistik geht es hauptsächlich um die Erfassung, Indexierung und Speicherung von Lieferscheinen. Die Verwaltung nutzt die Systeme vor allem für den Rechnungsworkflow. Der digitale Prozess hat bei der Heurich GmbH die analoge Archivierung mittlerweile fast vollständig abgelöst. Das spart nicht zuletzt immense Lagerfläche und -kosten ein. „Zusätzlich zu Annehmlichkeiten wie dem leisen Betrieb und der hohen Zuverlässigkeit profitieren die Mitarbeiter an den Scan-Arbeitsplätzen vom hohen Tempo der Scanner“, fasst Auth zusammen. „Vor allem bei sehr dünnen Papieren waren früher oftmals mehrere Anläufe notwendig. Das ist heute nicht mehr der Fall. Der Canon DRM1060II nimmt anstandslos sämtliche Dokumente an – und das bedeutet eine erhebliche Zeitersparnis.“ (nh)