Die Workflow-Verbesserer in der Praxis

Seit 2015 behandelt die neurochirurgische Praxis Dr. Daniel Meinhard in Hürth unter anderem Schmerzpatienten mit einem Fokus auf akute und chronische Wirbelsäulenleiden. Dabei fallen in der Administration zahlreiche Papierdokumente an, die es gilt, in digitalisierter Form in die Patientenakte fließen zu lassen. Bis zu 300 Seiten, vornehmlich im Format A4, verarbeiten die Praxis-Mitarbeiterinnen täglich. Bis zum Sommer 2024 stand dafür ein Scanner mit Basis-Funktionen zur Verfügung. Der genügte den wachsenden Anforderungen jedoch nicht mehr. „So fehlte es etwa an einer automatischen Doppelseiten-Erkennung“, erinnert sich Praxismanagerin Stefanie Kulij. „Es kam zudem häufig zu Fehlern, Seiten wurden häufig doppelt oder gar nicht erfasst.“ Das erforderte umständliche Nachbearbeitungen, erhöhte Aufmerksamkeit beim Scan-Workflow und kostete viel Zeit.

So stand fest, dass ein neues System einziehen sollte. Dr. Daniel Meinhard überließ die Auswahl seinen Mitarbeiterinnen, die täglich mit der Hardware umgehen. Schnell fiel das Augenmerk auf eine Lösung von Canon. Der ultrakompakte imageFORMULA DR-C225 II sollte sich als wie geschaffen dafür herausstellen, die Anforderungen der Hürther Praxis zu erfüllen. Er benötigt dank seiner Bauweise minimalen Raum auf der Arbeitsfläche und erlaubt einen komfortablen Zugriff: Dokumente werden mit der bedruckten Seite nach oben in das Gerät gegeben. Beidseitig bedruckte sowie Farbseiten erkennt der Scanner selbstständig, die Verarbeitung großer Mengen vereinfacht der automatische Dokumenteneinzug. Die Erfassung erfolgt mit einer hohen Auflösung von 600 dpi. So lassen sich nicht nur Textdokumente, sondern etwa auch MRT- und CT-Aufnahmen in gestochen scharfer Qualität in die Patientenakte überführen.

Die Lieferung, die Integration in das hauseigene IT-System sowie die Anbindung an die Praxis-Software übernahm ein Systemhaus, mit dem die Hürther Praxis regelmäßig zusammenarbeitet. Der Wechsel erfolgte praktisch verzögerungsfrei. Bereits nach wenigen Minuten war die Installation erledigt und die Hardware einsatzbereit. „Auf eine Einbindung ins Netzwerk haben wir verzichtet“, erläutert Kulij. „Die Hardware ist lediglich per Kabel mit einem PC verbunden. Ein Zugriff von Außen auf sensible Daten ist folglich von vorneherein ausgeschlossen.“

Der imageFORMULA DR-C225 II entspricht zudem der TR-Resiscan-Richtlinie: Unter anderem durch das Hinzufügen einer elektronischen Signatur ist Rechtssicherheit gewahrt. Das Feature spielt nicht nur im Gesundheitswesen eine wichtige Rolle bei der Hardware-Auswahl. Auch im juristischen Bereich und in der Verwaltung ist das ersetzende Scannen – das digitale Erfassen mit dem Zweck, ein rechtssicheres Abbild der Originale zu erhalten – wesentlich für den Beweiswert digitaler Dokumente.

Heute funktioniert der Scan-Workflow an der Praxis-Anmeldung in Hürth wie von selbst: Die gescannten Daten lassen sich, falls notwendig, über die Scanner-Software CaptureOnTouch Pro von Canon begradigen – was allerdings kaum vorkommt, wie Kulij betont. Sie fließen anschließend direkt zur Langzeitarchivierung in die Praxis-Software.

Dank der kompakten Maße und der geringen Stellfläche steht der Scanner in unmittelbarer Nähe der Mitarbeiterinnen. Ein Platzwechsel, wie er beim nun ausrangierten System notwendig war, ist für den Scan-Vorgang nicht mehr erforderlich: Mit einem Handgriff lassen sich Dokumente einlegen und werden rasch sowie verzögerungsfrei verarbeitet. „Bislang traten keinerlei Pannen wie fehlende Seiten oder doppelte Scans auf“, berichtet Kulij. „So entfällt auch die Notwendigkeit einer eingehenden Kontrolle, was früher viel Zeit gekostet und den Workflow aufgehalten hat.“ Der leise Betrieb macht den Einsatz an der Anmeldung komfortabel: Der Scan-Vorgang hat keinen Einfluss auf die Arbeitsabläufe und die Patientenkommunikation. Mit einem Volumen von bis zu 25 Schwarzweiß- und Farbseiten sowie bis zu 50 Bildern pro Minute benötigt das Praxisteam für die Datenerfassung nur noch wenige Minuten am Tag – und das trotz des hohen Seitenaufkommens. Ausgelegt ist das Gerät für bis zu 2.500 Scans.

Im ersten Schritt schaffte Dr. Meinhard einen Scanner an. Nach den guten Erfahrungen entschied man sich schon bald für ein Zweitgerät. Beide Mitarbeiterinnen an der Anmeldung können die Dokumentenerfassung gleichzeitig übernehmen. „Die Verarbeitung und Archivierung der Papierdokumente nimmt mit der neuen Scan-Ausrüstung heute nur noch wenig Zeit in Anspruch“, fasst Kulij zusammen. „So bleibt mehr Zeit für die Patientenversorgung und die Dokumentenorganisation geht buchstäblich leichter von der Hand.“