Eine smarte Lösung gegen das Belege Chaos

Belege bearbeitete der MONTESSORI Förderkreis Nürnberg e.V. bis vor Kurzem noch nahezu vollständig manuell. Nach dem Motto „digital ist besser“, ersetzte das Zentrum die analoge Welt durch eine intuitive, einfach bedienbare Lösung. In den Hauptrollen: der kompakte Tisch- Scanner Canon DR-C225II und das Dokumentenmanagementsystem Belegebox.

Der MONTESSORI Förderkreis Nürnberg e.V. ist mit verschiedenen Einrichtungen an einem Standort aktiv, darunter mit einer Schule und einem Kinderhaus. Die Verwaltung war unter anderem für die Belegfreigabe, Zahlungen und die Buchhaltung zuständig: Bis dato gingen täglich zahlreiche unterschiedliche Dokumententypen ein, wie Rechnungen, Lieferscheine, Verträge oder Barbelege. Diese bearbeitete die Verwaltung lange Zeit manuell – mit entsprechenden Wegen und einem hohen Zeitaufwand. Rechnungen und Lieferscheine mussten händisch zusammengeführt und von einem Mitarbeiter auf analogem Weg an die zuständige Stelle weitergeleitet, Kassenbelege von mehreren Stellen freigegeben werden.

Beim MONTESSORI Förderkreis wurde es somit höchste Zeit für Digitalisierung. Die Anforderungen waren klar: „Wir wollten den zuvor sehr papierlastigen Prozess der Belegerfassung vollständig neu aufsetzen, optimieren und dabei für alle Mitarbeiter intuitiv gestalten – auch für die, die digital nicht so affin sind“, erläutert Mareike Rypalla, beim MONTESSORI Förderkreis zuständig für Digitalisierung und technischen Datenschutz.

Als optimale Lösung für diese Anforderungen stellte sich die Belegebox heraus. Bei dem Dokumentenmanagementsystem handelt es sich um eine Cloud-Lösung, die exakt zu den Ansprüchen kleiner Betriebe und Verbände passt. Die übersichtliche Benutzeroberfläche ist ohne langwierige Einarbeitungszeit verständlich und das Programm dient als zentrale Sammelstelle für Dokumente aller Art: vom Kassenzettel bis zum mehrseitigen Lieferschein, unabhängig davon, aus welcher On- oder Offline-Quelle es stammt. Als ideale Hardware für die Digitalisierung beim MONTESSORI Förderkreis erkannte Alexander Steiss, gemeinsam mit Matthias Meyer Entwickler der Belegebox, den kompakten Dokumentenscanner Canon DR-C225II. Steiss ist zusammen mit Matthias Meyer Geschäftsführer der Docunout GmbH, dem Unternehmen hinter der Belegebox.

„Der Scanner Canon DR-C225II ist ideal für die Vollintegration in die Belegebox und erlaubt eine einfache, schnelle und intuitive Belegerfassung mit allen Features wie einer Auto-Rotation“, verrät Steiss. Zu den wichtigsten Pluspunkten, die den Scanner heute zum unverzichtbaren Dokumenten-Assistenten machen, gehört neben der geringen Stellfläche dank des ultra- kompakten Designs auch ein besonders flottes Arbeitstempo. Das Gerät ist sofort einsatzbereit, erfasst und erstellt Scans auf Knopfdruck – auf Wunsch auch als durchsuchbare PDF-Dateien.“ Das gelingt nicht zuletzt aufgrund der integrierten CMOS-CIS (Contact Image Sensor)-Einheit..“

Mit Anbindung an die Belegebox eröffnet der DR-C225II eine Vielzahl an Funktionen. Es lassen sich etwa große Mengen Rechnungen automatisch stapelweise einscannen, Doppelzufuhren werden per Ultraschallerkennung zuverlässig erfasst. So ist sichergestellt, dass sämtliche Informationen erkannt und gespeichert werden. Durch einen QR-Code auf jeder ersten Seite eines Dokuments erkennt die Belegebox, wenn ein neues beginnt und speichert die Belege jeweils separat ab. Als deutliche Vereinfachung erweist sich auch das digitale Heften: Dabei lassen sich in der Belegebox zueinander gehörige Dokumente mit einem Klick gruppieren – zum Beispiel eine Rechnung plus Lieferschein.

Die Weiterleitung an die zuständigen Stellen zur Belegfreigabe erfolgt heute ebenfalls digital im DMS.

Das einfache Handling stand im Mittelpunkt der Anforderungen des MONTESSORI Förderkreises – und die wurden voll erfüllt. Idealerweise sollte die neue Lösung den Prozess der Belegerfassung 1:1 abbilden. „Mit der Belegebox und dem Canon DR-C225II gelingt das“, stellt Rypalla fest. „Das System erfordert keine Fachkenntnisse, sodass auch Mitarbeiter, die selten einen Computer nutzen, damit mühelos arbeiten.“

Mühelos erfolgte auch die Einbindung von Scanner und DMS in die Infrastruktur des Vereins. „Das ist ebenfalls einer der Pluspunkte der Belegebox“, sagt Steiss. „Das Setup und die Anbindung, etwa für Rechnungseingangs- E-Mails oder das Programm DATEV Unternehmen online, dauerten nur rund 1,5 Stunden. Danach lief alles – und das bis heute problemlos.“

Das bestätigt Rypalla: „Wir sind sowohl mit dem Scanner selbst überaus zufrieden als auch mit der Software. Die Hardware benötigt kaum Platz und arbeitet sehr schnell. Mit der Belegebox bilden wir die ehemals analogen Prozesse nahezu vollständig digital ab. Bedenkt man, dass der gesamte Vorgang der Belegerfassung hier im Hause weiterhin teilweise analog stattfinden muss – zum Beispiel, weil Eltern täglich Kassenbelege einreichen –, ist diese hybride Lösung schon sehr smart.“