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Das Ziel der NEW AG ist ehrgeizig:
Der regionale Energieversorger hat sich vorgenommen, bis 2025 digitales Vorzeigeunternehmen zu werden. Ein wesentlicher Meilenstein auf dem Weg zu diesem Ziel ist die Digitalisierung des Posteingangs und Postausgangs. Dafür setzt die NEW auf Hard- und Software von Canon. Das Ergebnis kann sich sehen lassen: Die verbleibenden papierbasierten Prozesse werden heute zentral erledigt, Dokumente anstatt manuell gesammelt und transportiert, einfach digital zugestellt.

Mit rund 2.200 Mitarbeitern an sieben Standorten im Rheinland übernimmt die NEW die Strom-, Wasser- und Gas-Versorgung in der Region. Dazu kommen Dienstleistungen wie der öffentliche Nahverkehr sowie der Betrieb von Hallen- und Freibädern. In Mönchengladbach und Viersen betreibt die NEW außerdem das rund 1.740 Kilometer lange öffentliche Kanalnetz.

Die papierlose Arbeitswelt wird zur Realität: Smarte Lösungen für digitale Unterschriften, digitale Zeitwirtschaftsprozesse, ein zentralisiertes Postverteilsystem und die Möglichkeit, zentral zu drucken sind dafür wesentliche Voraussetzungen. Neben den Vorteilen der örtlichen und zeitlichen Flexibilität und der größeren Effizienz in den Prozessen ist das papierlose Arbeiten auch nachhaltig: Es schont Ressourcen, die bei der Herstellung von Papier verbraucht werden und vermeidet CO2-Emissionen bei Druck- und Zustellprozessen.

Das Projekt „Digitale Poststelle“ stellte die Verantwortlichen vor so manche Herausforderung. Durch die weit verzweigte Unternehmensstruktur mit mehreren Standorten, Geschäftsbereichen und Betreibergesellschaften verfügten die einzelnen Sparten zuvor über zahlreiche individuelle Lösungen und Schnittstellen für die Verarbeitung des Posteingangs und -ausgangs. Sie zu vereinheitlichen gehörte ebenso zur digitalen Transformation wie die automatisierte Verarbeitung unterschiedlicher Formate. Insgesamt gehen bei der NEW mehr als 60 verschiedene Dokumententypen ein, neben Standards Postkarten im DIN-A6- sowie Rechnungen in DIN-A4-Größe etwa auch Pläne in DIN-A0. Zudem ist es notwendig, die Daten aufgrund der Anforderungen des Bundesnetzbetreibers nach Geschäftsbereichen sowie Kostenstellen zu sortieren und zu verteilen.

Nach Sondierungen verschiedener Lösungen und Anbieter erwies sich ein Komplettpaket von Canon als Optimum – und das sichert heute einen nahezu vollständigen Automatisierungsgrad. In der Folge profitieren die Mitarbeiter von einer enormen Zeitersparnis sowie einer sehr geringen Fehlerquote. Im Fokus stehen dabei die Scan-Lösungen IRISPowerscan, IRISXtract sowie die Software uniFLOW sysHUB als Datendrehscheibe.
IRISPowerscan ist eine leistungsstarke Komplettlösung für die Dokumentenerfassung aus dem Hause Canon. Das Funktionspaket besteht unter anderem aus einer automatisierten Texterkennung inklusive Indexierung. Für die Klassifizierung der eingehenden Post nutzt die NEW die Lösung IRISXtract. Die Plattform basiert auf künstlicher Intelligenz, definiert unter anderem Felder und filtert Daten heraus. Ein Clou der Lösung: Sie ist trainierbar, das Programm erkennt folglich, was mit den einzelnen Dokumententypen und -inhalten zu tun ist und „lernt“ stetig dazu.

Der dritte Part der digitalisierten Poststelle liegt in der Hand von uniFLOW sysHUB, ebenfalls eine Entwicklung von Canon. Die Client-Server-Anwendung passt optimal zu den Anforderungen der NEW-Poststelle: So verfügt sie über einen flexiblen Workflow-Designer und lässt sich mühelos in unterschiedliche Systeme einbinden. Das Programm leitet die von IRISPowerscan digitalisierten sowie von IRISXtract definierten Daten automatisiert in verschiedene angeknüpfte Systeme weiter.

Neue Hardware war für das Digitalisierungsprojekt nicht notwendig. Einige Neuanschaffungen waren turnusmäßig ohnehin vorgesehen, andere Geräte nutzen die Mitarbeiter mit den neuen Lösungen einfach weiter.

„Was wir heute hier haben, ist eine State-of-the-Art-Lösung, die absolute Erleichterung bedeutet“, fasst Denis Schloot, IT-Input- & Outputmanagement bei der NEW, zusammen. „Viele Prozesse erledigt IRIS völlig selbstständig, etwa die Verschlagwortung von Inhalten. Ein Mitarbeiter scannt stapelweise Dokumente und widmet sich anschließend anderen Aufgaben. IRIS extrahiert die Daten, überprüft sie auf Plausibilität und gibt sie unter anderen an verschiedene SAP-und Salesforce-Clients weiter, darunter für die Netzbetreibersparte und die Vertriebsabteilung. Von dort aus gelangen sie etwa zur Rechnungsstellung, zu E-Mail-Clients oder in das Archiv.“

Manueller Aufwand für die Verarbeitung analoger Daten ist heute weitgehend obsolet. Zum Beispiel lässt sich beim Eingang von Zählerstandpostkarten der überwiegende Teil von den Tools IRISPowerscan und IRISXtract selbstständig verarbeiten und weiterleiten. Einzig bei fehlerhaft ausgefüllten Karten sind Mitarbeiter persönlich gefragt. „Der Aufwand für die manuelle Eingabe war vor der digitalisierten Poststelle enorm und nahm viele Stunden in Anspruch“, erinnert sich Schloot. „Heute pflegen wir die Daten innerhalb von Minuten nach.“

Während Postkarten, Rechnungen, Briefe und Mahnungen, wenn überhaupt, nur minimale manuelle Nachbearbeitung erfordern, sieht es bei versiegelten Urkunden oder Plänen (noch) anders aus. So gibt es auch nach der Installation und dem Rollout weiterhin Luft nach oben, beschreibt Mark Scheer, Gruppenleiter IT-Input- & Outputmanagement bei der NEW. „Wir befinden uns noch am Anfang eines komplexen Prozesses, bei dem es immer wieder neue Situationen zu meistern gibt. Dabei gerieten die Lösungen und die Leistungen von Canon bis jetzt allerdings nicht an ihre Grenzen. Alle neu auftretenden Anforderungen ließen sich lösen.“
Als Beispiel nennt Scheer den Eingang der Zählerstand-Postkarten am Jahresende mit Stichtag 31. Dezember. Erfasste IRISPowerscan sie vorher, waren Fehlrechnungen möglich. Sie erst am 31.12. zu verarbeiten, bedeutet jedoch einen hohen Aufwand. „Die Canon-Lösung hält die frühzeitig eingegangenen Karten zurück und übergibt sie am 31.12. automatisch dem System. Das minimiert Fehler und bedeutet eine immense Erleichterung für die Mitarbeiter“, fasst Scheer zusammen und fügt hinzu: „An Lösungen wie diesen sehen wir, dass das Ende der Fahnenstange noch nicht erreicht ist; das Projekt läuft kontinuierlich weiter, wird sukzessive verbessert und die Software an sich neu herausstellende Anforderungen angepasst. Dafür haben wir mit Canon einen starken Partner im Hintergrund, mit dessen Lösungen das optimal gelingt.“

Insgesamt bedeutet die Digitalisierung der NEW-Poststelle für die Mitarbeiter eine deutliche Entlastung – und das wirkt sich nicht zuletzt auf die unternehmensweite Arbeitseffizienz vor dem Hintergrund des demografischen Wandels aus. „Heute wird klar, dass das Digitalisierungsprojekt auch eine Vorbereitung auf Fluktuation und Abgänge etwa durch Rentenbeginn war“, erläutert Scheer: „Andernfalls würden wir spätestens jetzt eine Überlastung der Mitarbeiter fürchten. Die digitalen Systeme führen dagegen zu einer deutlichen Entlastung.“