Automatisierung der Bestell- und Auftragsabwicklung zur Optimierung der On-Demand-Buchproduktion

Nachdem die Zahl der Anfragen nach kleineren Buchauflagen deutlich gestiegen war, machte sich Otava Book Printing Ltd diesen Trend zunutze. Die erste Maßnahme war die Digitalisierung eines Teils der traditionellen Offsetproduktion durch die Investition in zwei schnelle Canon Inkjet-Drucksysteme, eine ColorStream 6000 Chroma und eine ProStream 1000, die beide über die Workflow- und Output-Management-Plattform PRISMAproduction gesteuert werden. Beide Digitaldrucksysteme wurden nahtlos mit einer leistungsstarken Buchblock-Finishing-Lösung des Technologiepartners Hunkeler integriert.

Direkt nachdem die Inkjet-Lösungen einsatzbereit waren, ging Otava den nächsten Schritt des digitalen Transformationsplans, den das Unternehmen mit Unterstützung von Canon entwickelt hatte: der Automatisierung der Bestell- und Auftragsabwicklung. In der Vergangenheit hatte ein automatisierter Workflow für das Unternehmen keine Priorität, da sich die jährliche Produktion auf Offsetdruckaufträge mit hohen Auflagen beschränkte, die für die Mitarbeiter leicht zu bewältigen waren. Um jedoch mit der gleichen Anzahl von Mitarbeitern den bisherigen und auch den erwarteten erheblichen Anstieg der Kleinauflagen effizient bewältigen zu können, war ein vollautomatisierter Arbeitsablauf für die notwendige betriebliche Leistung von entscheidender Bedeutung.

Das Projekt zur Automatisierung für eine effizientere Buchproduktion und ein verbessertes Buchlebenszyklusmanagement wurde zur Risikominimierung in drei völlig getrennte Phasen unterteilt und über 24 Monate hinweg umgesetzt.

Zunächst wurde die Automatisierung interner Nachdrucke umgesetzt, gefolgt von der Automatisierung der Qualitätssicherungskontrollen und als dritter Schritt die automatisierte Asset-Verarbeitung für hochgeladene neue Titel von externen Verlagen.

Durch die Automatisierung der Arbeitsabläufe konnten spezifische Herausforderungen wie die Zunahme von Titeln in Kleinauflagen, der von manuellen Eingriffen abhängige Informationstransfer, der fehleranfällige manuelle Auftrags- und Druckvorstufen-Workflow und die mangelnde Kommunikation zwischen Workflow-Softwareanwendungen erfolgreich gelöst werden.

Darüber hinaus hat das Projekt zur Automatisierung dafür gesorgt, dass Digital- und Offsetanwendungen zur schnelleren und rationelleren Produktion miteinander verbunden sind, dass es eine Webschnittstelle für eine einfachere Auftragserteilung und eine schnellere Bearbeitung für externe Kunden gibt und dass alle Assets im Archiv jetzt fehlerfrei und druckfertig sind.

Insgesamt werden mehr Aufträge fehlerfrei und effizienter mit der gleichen Anzahl von Mitarbeitern abgewickelt.

Laut Marko Silventoinen, Geschäftsführer von Otava Book Printing Ltd, haben die Vorteile der Automatisierung der Bestell- und Auftragsabwicklung die Investition zweifellos gerechtfertigt.