Mehr Zeit für das Wesentliche
Entlastung für die zeitaufwendige Lohnabrechnung
Rund 7500 Zeitarbeiter in über 80 Niederlassungen sind für den Personaldienstleister Orizon in verschiedenen Branchen tätig. Diese Standorte hat das Unternehmen von der zeitaufwendigen Lohnabrechnung entlastet: Mit der OCR-Lösung IRISxtract und der Workflow-Engine Océ COSMOS von Canon hat Orizon den gesamten Prozess automatisiert und zentralisiert. Heute profitieren die Niederlassungen von einer erheblichen Zeitersparnis und können sich stärker auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
Die Herausforderung
Die Orizon GmbH zählt zu den zehn größten Personaldienstleistern in Deutschland. Der Markt ist ständig in Bewegung und die Fluktuation ist hoch. Rund 100.000 Bewerbungen im Jahr erreichen das Unternehmen, das stets auf der Suche nach neuen Mitarbeitern ist. Orizon ist in allen relevanten Branchen vertreten. Entsprechend regional verteilt sind die über 80 Niederlassungen, die die Löhne für die Mitarbeiter in Eigenregie abgerechnet und im Gegenzug die Arbeitsleistung an die Kundenunternehmen vor Ort fakturiert haben. Zusätzlich müssen zahlreiche weitere Belege verarbeitet und den Personalakten zugefügt werden, etwa Krankmeldungen und Urlaubszeiten.
„Dieser verwaltungstechnische Aufwand ist hoch, so dass wir unsere Kollegen in den Niederlassungen an diesem Punkt entlasten wollten. Sie sollten mehr Zeit für ihre Kernaufgaben haben“, sagt Helmut Luichtl, Bereichsleiter Zentrales Serviceteam bei Orizon in Augsburg. Es galt, sämtliche lohn-und personalrelevanten Dokumente bereits an den über 80 Standorten zu digitalisieren und die Daten an die Augsburger Zentrale zu übermitteln. Dort sollten die Informationen weitgehend automatisiert vom zentralen Serviceteam weiterbearbeitet werden.
Entsprechende Formulare für die Erfassung mussten dafür ebenso entwickelt werden wie automatisierte Workflows. Nicht zuletzt waren für dieses Projekt eine leistungsstarke OCR-Software sowie eine flexibel anpassbare Workflow-Engine gefragt. Das Fernziel: über die Lohnabrechnung und Fakturierung hinaus soll künftig ein Enterprise Content Management-System eingerichtet werden.
Canon hat unsere Anforderungen analysiert und unsere Philosophie verstanden. Diese Lösung ist gleichzeitig die Basis für ein umfassendes Information Management.
Die Lösung
„Wir haben in unserem gesamten Unternehmen über viele Jahre gute Erfahrungen mit den Multifunktionssystemen von Canon gemacht. Diese Partnerschaft ging bereits über das reine Lösungsgeschäft hinaus. Canon ist für uns ein Partner, der jederzeit ansprechbar ist. So waren wir in einem ständigen Dialog miteinander“, sagt Helmut Luichtl.
Gemeinsam haben beide Seiten die neue Struktur erarbeitet: In den Niederlassungen werden heute alle lohnrelevanten Dokumente vorsortiert, an den lokalen Canon imageRUNNER-Systemen gescannt und an die Augsburger Zentrale von Orizon gesendet. Hier klassifiziert die OCR-Engine IRISxtract for Documents von Canon die Dokumente und übergibt sie unter anderem an das interne ERP-System. Für handschriftliche Einträge, etwa für Stundennachweise, hat Canon nach den Vorgaben von Orizon maschinenlesbare Formularvorlagen entwickelt. Über Océ COSMOS erhalten die Mitarbeiter im Zentralen Serviceteam stetige Informationen über eintreffende Aufträge und den jeweiligen Status.
Im Laufe der Weiterverarbeitung werden auch Dokumente, die im ERP-System von Orizon entstehen, mit den gescannten Unterlagen zusammengeführt. Barcodes auf den Dokumenten gewährleisten die zuverlässige Steuerung. Dank der steilen Lernkurve von IRISxtract ist der Automatisierungsgrad heute sehr hoch. Bei Zweifeln an der Plausibilität von Daten sind die Mitarbeiter des Serviceteams jederzeit in der Lage, diese zu korrigieren. „Der Großteil der Unterlagen wird auf diese Weise zunehmend automatisch in der digitalen Personalakte abgelegt, ohne dass wir manuell eingreifen müssen. Damit hat Canon unsere Vorgaben exakt umgesetzt“, so Helmut Luichtl.
Mit Océ COSMOS und IRISxtract sparen wir im gesamten Unternehmen Kosten und entlasten unsere Niederlassungen von unproduktiven Routineaufgaben.
Helmut Luichtl Bereichsleiter Zentrales Serviceteam
Orizon GmbH
Nutzen
Wachstum ist eines der erklärten Ziele der Orizon GmbH. Der Markt für Personaldienstleistung, Arbeitnehmerüberlassung und für Projektgeschäfte wächst und ist gleichzeitig hart umkämpft, da gutes Personal rar ist. „Mit der Entlastung von Routineaufgaben, die nicht produktiv sind, schaffen wir in unseren Niederlassungen mehr Freiraum für das Kerngeschäft: Marketing, Vertrieb und Personalgewinnung“, verdeutlicht Helmut Luichtl.
Die Lösung von Canon trägt zur Expansion und zum Wachstum bei und unterstützt so die Unternehmensphilosophie von Orizon. Zum anderen ergibt sich auch ein direkter ökonomischer Effekt: In den über 80 Niederlassungen war mindestens ein, an größeren Standorten auch mehrere Mitarbeiter mit der Abrechnung der Löhne und der Fakturierung befasst. Diese Aufgabe wird heute vom Serviceteam in der Zentrale übernommen, unterstützt durch die fortschreitende Automatisierung der Lösung von Canon.
„Damit ergibt sich eine hohe Kostenersparnis sowohl in den Niederlassungen als auch im Gesamtunternehmen. Zudem haben wir jederzeit einen globalen Überblick über die heute optimierten Abläufe“, bestätigt Helmut Luichtl und ist sich sicher: „Mit den Möglichkeiten, die uns Océ COSMOS bietet, werden wir künftig gemeinsam mit Canon weitere Entwicklungschancen erschließen, zeitaufwendige Prozesse immer mehr zu automatisieren und so einen Mehrwert für uns zu generieren.“ Geplant ist auch ein detailliertes Reporting, das dann unter anderem Auskunft über Prozesszeiten gibt. Auf Basis der Lösung von Canon will Orizon entscheidungsrelevante Informationen für das Management künftig einfacher und schneller bereitstellen.
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