Der Verband DIE PAPIERINDUSTRIE e.V. ist der industrielle Spitzenverband der deutschen Zellstoff- und Papierindustrie mit Hauptsitz in Berlin und Geschäftsstellen an mehreren Standorten. Im Zuge der Zusammenarbeit mit Canon und dem Einsatz der Cloud-Software-Lösung Therefore Online konnte der Industrieverband seine Prozesse im Rechnungswesen und den Abwesenheitsworkflow digitalisieren und deutlich optimieren. Als besonders vorteilhaft erweist sich der zertifizierte DATEV Konnektor, der als Schnittstelle in das Information Management System Therefore Online integriert ist. Vereinfachte Abläufe und eine verbesserte Zusammenarbeit überzeugen den Verband auf ganzer Linie.

• Organisatorische Veränderungen durch Neuaufstellung des Verbands
• Aufwändige Rechnungsverarbeitung aufgrund verteilter Standorte und Zuständigkeiten
• Erfassung von Abwesenheiten
• Bestehende Insellösungen konsolidieren

Nach einer organisatorischen Umstrukturierung und Neuaufstellung wird die deutsche Zellstoff- und Papierindustrie seit Jahresanfang 2022 auf Bundesebene einheitlich von einem wirtschafts- und sozialpolitischen Spitzenverband unter dem Namen „DIE PAPIERINDUSTRIE e. V.“ vertreten. In dem Verband haben sich 105 Unternehmen zusammengeschlossen. Er repräsentiert nach Umsatz über 95 Prozent der Branche und ist damit Sprecher und Interessenvertreter der größten nationalen Papierindustrie Europas. Ein Jahr zuvor hatten die bisherigen wirtschafts- und sozialpolitischen Bundesverbände Verschmelzungsbeschlüsse gefasst. Infolgedessen kam es zu organisatorischen Veränderungen am neuen Hauptsitz und in den Geschäftsstellen. Ein zentrales Anliegen war es, verschiedene Workflows wie die Rechnungsverarbeitung und die Erfassung von Abwesenheiten zu vereinfachen, um eingehende Dokumente von Beginn an zu digitalisieren und weiterzuverarbeiten. In puncto Abwesenheiten war der Benchmark: Die Kollegen sollten hierüber automatisch informiert werden. Wichtig war auch, dass die neue Lösung die Zusammenarbeit von verschiedenen Standorten und vom Homeoffice aus problemlos ermöglicht. Bisher bestanden hier Insellösungen, die die tägliche Zusammenarbeit oft beeinträchtigt haben. Das Therefore Online Gesamtpaket hat den Verband überzeugt und wurde umgesetzt:

• Information Management Software ‚Therefore Online‘
• Cloud-Lösung für standortübergreifende Zusammenarbeit
• DATEV-Konnektor für eine digitale Rechnungsverarbeitung

Die Markt-Evaluierung ergab, dass Canon mit Therefore Online die überzeugendste Lösung bietet. „Ein flexibles und nutzerfreundliches Informations- und Dokumentenmanagement als Komplettlösung einzuführen war unser wichtigstes Anliegen. Hier hat uns Therefore Online voll überzeugt“, unterstreicht Charlotte Steiner, Leiterin Marketing und IT bei DIE PAPIERINDUSTRIE e. V., und führt weiter aus: „Aufgrund der Zusammenarbeit über verschiedene Standorte hinweg erwies sich eine zentral gemanagte Cloud-Lösung als überaus sinnvoll. Der administrative Aufwand ist viel niedriger. Dass die Lösung jetzt um einen zertifizierten DATEV-Konnektor erweitert wurde, macht sie für uns als Anwender perfekt.“ Innerhalb des automatischen, frei gestaltbaren Therefore Genehmigungs-Workflows gewährleisten rechtssichere und zeitsparende Prozesse korrekte Daten. Diese werden durch die von der DATEV abgenommenen Schnittstellen an das Rechnungswesen-Programm der DATEV übermittelt.

• Bessere Übersicht und Transparenz
• Vermeidung von Insel-Lösungen
• Vereinfachte, standortübergreifende Zusammenarbeit
• Beschleunigte Zahlläufe
• Mitarbeitende bewerten Lösung positiv

Therefore Online unterstützt den Verband bei seiner Neuaufstellung von Anfang an. Bisherige Prozesse wurden nicht einfach übernommen, sondern optimiert. „Die neue Lösung beschert uns wesentlich mehr Überblick und Transparenz. Wir wissen jederzeit, welche Dokumente wann und von wem bearbeitet wurden. Alles ist außerdem viel schneller im Zahllauf“, erklärt Charlotte Steiner. „Dadurch können wir erheblich effizienter arbeiten. Und von den Kollegen höre ich, dass es ihnen mit der neuen Lösung richtig Spaß macht, Rechnungen freizugeben. Abläufe sind verständlich hinterlegt und es gibt kein ‚Insel-Wissen‘ von einzelnen Mitarbeitenden mehr. Auch die Zusammenarbeit vom Homeoffice aus oder über mehrere Standorte hinweg ist jetzt wesentlich unkomplizierter.“ Die Umstrukturierung während der Pandemie erwies sich als ein Kraftakt. „Dabei wurden wir von Canon professionell und kompetent unterstützt, erhielten alle Informationen zu Projektfortschritten und Neuerungen sehr zeitnah“, erläutert Charlotte Steiner. Die Integration der DATEV-Schnittstelle wurde während der Projektzeit realisiert, wodurch der Verband zum „Nutzer der ersten Stunde“ wurde. „Kleinere Anpassungswünsche unsererseits wurden im Projektverlauf sofort aufgegriffen und umgesetzt“, betont Steiner. „Welche Vorteile finanzieller Art uns diese Investition bringen wird, lässt sich zum gegenwärtigen Zeitpunkt noch nicht genau beziffern. Schon jetzt steht aber fest, dass wir von erheblich verbesserter Transparenz und optimierten Workflows profitieren“, resümiert Charlotte Steiner. Nicht zuletzt profitiert das Verbands-Team auch von einem übersichtlichen Reporting und einer Info per E-Mail und Push-Mitteilung.