Alles bleibt besser

Im schulischen Umfeld spielen die Themen Datenschutz und -sicherheit besonders wichtige Rollen. Auch sollen reibungslose Print- und Scan-Workflows den Organisationsaufwand des Lehr- und Verwaltungspersonals minimal halten. Bei Phorms, einem der größten Privatschulanbieter in Deutschland, ist bereits seit Langem eine Lösung von Canon im Einsatz: Aufeinander abgestimmte Hard- und Software sorgen im Team für eine sichere und flotte Dokumentenverarbeitung.

Phorms Education betreibt an zahlreichen Standorten im gesamten Bundesgebiet bilinguale Privatschulen in freier Trägerschaft, darunter Gymnasien, Grund- und Ergänzungsschulen sowie zwei IB-Schools und eine Erzieherakademie. In der Regel vereint ein Standort Kindergarten, Grundschule und Gymnasium / Sekundarschule unter einem Dach. Das Konzept setzt auf altersübergreifende Wissensvermittlung in Campusatmosphäre und begleitet die Schüler vom Kindergartenalter bis zum Abitur oder zu einem gleichwertigen internationalen Bildungsabschluss.

Damit sich Lehr- und Verwaltungspersonal intensiv um die Wissensvermittlung und Erziehung kümmern können, soll im Hintergrund eine reibungslos funktionierende Struktur stehen. Zu dieser gehören auch ausgeklügelte Print- und Scansysteme. Dafür setzt man bei Phorms bereits seit Jahren auf Lösungen von Canon. Sowohl die Hardware als auch das daran gekoppelte Dokumenten-management-System uniFLOW stammen von dem renommierten Printing-Anbieter. Daran änderte auch die im Sommer 2O23 erfolgte Ausschreibung nichts.

Eine neue, einheitliche Hardwareflotte sollte an allen Standorten die mittlerweile in die Jahre gekommenen Geräte ersetzen. Phorms stellte dabei besonders hohe Anforderungen an die Datensicherheit sowie die Effizienz der Lösung. Ein möglichst geringer Ressourcenverbrauch sollte außerdem die Umwelt und das Budget schonen. Eine unaufwendige Anbindung an das uniFLOW-Applikation gehörte ebenfalls zu den Bedingungen an die neue Druckerflotte.

„Phorms entschied sich abermals für Hardware von Canon, weil sich die Lösung bereits in der Vergangenheit als Optimum erwiesen hatte", erläutert Rene Pioch, Ver-triebsleiter der CVU Büro und Technik Berlin GmbH. Das Systemhaus zeichnet bei Phorms für die Installation und Betreuung verantwortlich. So aktualisierte man lediglich die Canon-Hardware, um sie an aktuelle Anforderungen anzupassen. Die bewährte Outputmanagement-Lösung uniFLOW bleibt im Einsatz.

Für Druck- und Scanjobs kommen an den Phorms-Niederlassungen nun neue Farb- und Schwarzweiß-Multifunktionsgeräte sowie Drucker zum Einsatz. Alles in allem galt es, 64 Geräte auszuliefern, zu installieren und mit dem hauseigenen Servernetzwerk zu koppeln. Auf diesem befindet sich die uniFLOW-Applikation und wird so jedem Rechner zugänglich gemacht. Zu der ausgelieferten Hardware gehören unter anderem Geräte aus der Canon image-RUNNER ADVANCE DX C5800-Serie. Sie zeichnen sich durch ein hohes Tempo von bis zu 70 Seiten pro Minute aus und sind damit optimal für hohe Volumina. Ein Heft- und Broschürenfinisher macht sie auch für die Anfertigung von Unterrichtsunterlagen interessant.

Die sechswöchigen Sommerferien nutzen CVU und Phorms für den bundesweiten Rollout an allen Phorms-Standorten. „Das war ein sportliches Unterfangen", erinnert sich Pioch. „Auch dank der Hilfe unseres Speditionspartners hat die Installation an allen Standorten reibungslos funktioniert. Der Umtausch der Hardware und die Ein-bindung in das IT-Netzwerk erfolgten ohne Hindernisse."

Dass Phorms weiterhin auf die bewährte Kombination von Canon-Printern sowie MFPs und das Outputmanagement uniFLOW setzt, hat gute Gründe. Zum einen bleiben die Druckkosten weiterhin maximal transparent: Aufwendungen für Leasinggeräte sind auf-grund der einheitlich installierten Hardwareflotte für alle Niederlas-sungen gleich. Zum anderen lassen sich die Seitenvolumina für jeden Standort zentral im Blick behalten. Darüber hinaus überzeugten die Sicherheitsfeatures und erfüllen aktuellste Vorgaben. Da Phorms zum Teil mit sensiblen Daten umgeht, sind höchste Standards einzuhalten: „Die Anforderungen an die Sicherheit haben sich in den vergangenen Jahren deutlich erhöht, nicht zuletzt vor dem Hintergrund der DSGVO-Bestimmungen", erläutert Pioch. „Datenschutz ist im Hause Phorms insbesondere relevant, weil es um Daten von Kindern geht. So dürfen etwa keine personenbezogenen Informationen ausgedruckt am Printer liegen."

In diesem Zusammenhang spielt das uniFLOW-Feature Secure Printing eine wesentliche Rolle. Mitarbeiter - Lehrer, aber auch Verwaltungsmitarbeiter - melden sich mit einem Dongle am Drucker an, um ein benutzerdefiniertes Profil mit den jeweils notwendigen Berechtigungen aufzurufen. uniFLOW erlaubt außerdem verschlüsselten Druck, sodass nur die jeweils berechtigte Person Zugriff hat. Es besteht auch die Möglichkeit, Print-Aufträge automatisch an das jeweils am besten geeignete Gerät weiterzuleiten. Wer etwa große Mengen ausdrucken möchte, nutzt dafür einen der MFPs mit hohen Druckgeschwindigkeiten.

Auch eine Endkontrolle der Prints kann am Gerät erfolgen. So lassen sich etwa Formulare final auf Vollständigkeit kontrollieren und Druckjobs widerrufen. Nach einer bestimmten Zeitspanne löscht das System diese automatisch. So ist höchste Datensicherheit gewährleistet - und Phorms hält nicht zuletzt den Papier- und Tonerverbrauch in Schach. Auch dies gehörte zu den Anforderungen an die neuen Lösungen: Im Sinne eines möglichst geringen CO2-Fußabdrucks sollte der Output reduziert und damit Energie gespart werden. Die installierte Canon-Hardware punktet auch in dieser Disziplin und liefert Top-Energiewerte.

Die Personalisierung bietet den Endanwendern maximalen Komfort und beschleunigt organisatorische Aufgaben. Die User sehen nur die Features, die sie benötigen. Umständliche Suchen nach Funktionen oder Einstellungen werden so obsolet. Sollte ein Printer einen Defekt aufweisen - was nach dem Rollout bis dato nicht vorgekommen ist -, nutzen die Mitarbeiter einfach einen anderen. Das User-Interface bleibt auf allen Printern und MFPs gleich. „So braucht sich niemand umzugewöhnen" betont Pioch. „Durch die Möglichkeit, alle im Haus vorhandenen Drucker zu nutzen, haben auch etwaige Fehler keine Auswirkung auf den Schulalltag. Die aktuelle Canon-Lösung mit Features wie Secure Printing entlastet die Endanwender in allen Belangen und sorgt für einen reibungslosen Ablauf."