Tradition trifft digitale Transformation

Das Hamburger Traditionsunternehmen Policke Herrenkleidung digitalisierte mit Unterstützung von Canon und der Hamburger KCI Group seine Geschäftsprozesse. Neben der technischen Umsetzung mit Therefore Online spielte die kommunikative Begleitung des Projekts eine entscheidende Rolle.

Policke Herrenkleidung ist eine Institution in Hamburg: Auf fünf Etagen bietet man seit mehr als hundert Jahren über 10.000 Anzüge, Sakkos, Mäntel, Smokings, Hemden und Krawatten sowie eine erstklassige Beratung. „Unsere Verkäufer erkennen oft auf einen Blick die passende Konfektionsgröße und den Kleidungsstil für den Kunden“, erklärt Joel Dopierala stolz. Dopierala ist seit vergangenem Jahr IT-Administrator bei Policke. Seine Aufgabe: die Digitalisierung des Traditionshauses vorantreiben.

„Unsere Mitarbeitenden sind in der Regel über viele Jahre in unserem Unternehmen beschäftigt. Entsprechend sind die Prozesse in den einzelnen Abteilungen organisch gewachsen und oftmals papierbasiert und über die Zeit gewachsen“, schildert Dopierala. „Die digitale Transformation ist daher nicht nur eine technische Herausforderung, sondern auch eine Frage des Mindsets – das ist für mich eine spannende Aufgabe.“

Um diese Aufgabe zu lösen, holte sich Policke die KCI Group ins Boot. Das Hamburger IT-Unternehmen ist auf die Digitalisierung von mittelständischen Unternehmen spezialisiert. Gemeinsam mit Joel Dopierala analysierte das KCI-Team mit Unterstützung von Canon Deutschland die bestehenden Prozesse des Herrenausstatters. Dabei stand die Frage im Mittelpunkt: „Wo wird die meiste Zeit verloren?“, wie Frank Dembach, Head of Information Management bei der KCI Group Hamburg, erläutert: „Zu Beginn eines jeden Projekts ermitteln wir die größten Zeitfresser. Welche Prozesse binden Ressourcen? Wo können Lösungen Abhilfe schaffen? Dazu arbeiten wir eng mit unseren Kunden zusammen, um ein ganzheitliches Bild zu erhalten und zugleich einen lohnenden Startpunkt für die Digitalisierung.“
Gemeinsam identifizierten Policke und die KCI Group mehrere Prozesse, die digitalisiert werden sollten. Ein Beispiel: der Umgang mit Rückrufnotizen. Früher sammelte die Empfangsmitarbeiterin Rückrufwünsche und verteilte diese manuell im Haus. Dies führte nicht nur zu Zeitverlust, sondern auch dazu, dass Notizen verloren gingen oder übersehen wurden. Mit der Dokumentenmanagement-Lösung Therefore Online werden diese Nachrichten jetzt digital verteilt. Dadurch gehen keine Informationen mehr verloren, und Rückrufe erfolgen schneller. Ähnliche Verbesserungen erzielte Policke in der Buchhaltung. Dank der Digitalisierung von Rechnungen konnten Bearbeitungszeiten verkürzt werden.

Diese Beispiele verdeutlichen, wie wichtig die enge Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden ist. Nur so lassen sich die relevanten Prozesse identifizieren und der Erfolg eines Digitalisierungsprojekts sicherstellen.

Als langjähriger Canon Partner entschied sich das KCITeam für die Dokumentenmanagement-Lösung Therefore online von Canon. Therefore bietet Unternehmen effiziente und nachvollziehbare Informations-Workflows, die sichere Speicherung von Informationen sowie viele Möglichkeiten der Dokumentenverarbeitung. Dabei bietet Therefore eine intuitive Nutzeroberfläche, was das Arbeiten mit der Software vereinfacht.

Um die Akzeptanz des DMS zu fördern, suchte Dopierala frühzeitig das Gespräch mit den Mitarbeitenden, um ihre Bedenken zu verstehen und Ängste abzubauen. „Es war entscheidend, mögliche Schwierigkeiten zu erkennen und die Vorteile der Dokumentenmanagement-Lösung zu verdeutlichen“, erklärt er. Auch Jan Braun, Sales Manager Technology / Authorized Signatory bei der KCI Group, betont die Bedeutung der Einbindung der Mitarbeitenden: „Digitalisierung im Mittelstand bedeutet mehr als nur Technik. Ein neues System bringt Veränderung mit sich, und Veränderung erzeugt Unsicherheit. Deshalb ist es wichtig, die Mitarbeitenden mitzunehmen und ihnen den Mehrwert der Lösung aufzuzeigen.“

Besonders in der Buchhaltung, wo lange mit Papier gearbeitet wurde, gab es anfangs Vorbehalte. „Es war entscheidend, den Mitarbeitenden in persönlichen Gesprächen zu erklären, welchen konkreten Nutzen das System für sie bringt“, unterstreicht Dopierala. Ohne diese Kommunikation wäre das Projekt nicht erfolgreich gewesen. Frank Dembach ergänzt: „Digitalisierung gelingt nur, wenn man die Menschen einbezieht. Bei der KCI Group stellen wir die Anwenderperspektive in den Mittelpunkt. Unsere Workshops fokussieren nicht nur die technischen Aspekte, sondern auch die weichen Faktoren, die oft über den Projekterfolg entscheiden.“ „Schon kleine Schritte haben große Wirkung. So brachten erste ‚Quick Wins‘ wie die Digitalisierung von Sonderbestellungen eine spürbare Erleichterung“, fügt Jan Braun hinzu. „Dies steigerte nicht nur die Effizienz, sondern auch die Kundenzufriedenheit – ein entscheidender Faktor für Policke.

Durch die Einführung von Therefore Online sind viele manuelle Prozesse bei Policke digitalisiert worden. Rechnungen werden nun digital geprüft, was Zeit spart und die Transparenz erhöht. Dank der engen Zusammenarbeit mit der KCI Group und der kontinuierlichen Einbindung der Mitarbeitenden konnte Policke die Digitalisierung erfolgreich umsetzen. „Es ist entscheidend, mit den Mitarbeitenden auf Augenhöhe zu kommunizieren“, resümiert Joel Dopierala. „Nur so lassen sich Ängste abbauen und der digitale Wandel erfolgreich gestalten.“