Seit ihrer Gründung 1983 ist die SANIMED, die derzeit zur Löwensteingruppe gehört, auf dem Gebiet des Healthcare-Managements tätig. Das auf Reha- und Medizintechnik sowie auf beratungsintensive medizinische Dienstleistungen und mobilitätserhaltende Produkte spezialisierte Unternehmen beschäftigt bundesweit 600 Mitarbeiter an 25 Standorten und verfügt über zwölf Tochtergesellschaften. Als SANIMED 2020 die Hartmann Gruppe verließ, sah sich die IT-Abteilung mit der Herausforderung konfrontiert, eigenständig zu werden und zahlreiche IT-Systeme neu auszuschreiben, so auch das Scan-Center. Tag für Tag sind es Tausende von Dokumenten, die in der zentralen Poststelle von SANIMED ankommen – per E-Mail, Fax oder App, schließlich auch über den Postweg. Bisher galt es, diese Dokumente manuell vorzuklassifizieren und danach an einem Validierungsarbeitsplatz mit den noch fehlenden Indexdaten zu versehen. Mit der bisher eingesetzten Lösung lief das nicht immer reibungslos und verschiedene Probleme machten den Mitarbeitern zu schaffen.

Im Rahmen der Suche nach einer neuen Lösung konnte sich Canon mit IRISXtract durchsetzen. „Aufgrund der Flexibilität und der Benutzerfreundlichkeit war IRISXtract der bisher eingesetzten Lösung deutlich überlegen“, erläutert Ansgar Peter, Chief Technology Officer bei SANIMED. „Vor allem im Bereich der Dokumententrennung sowie des Trainings – also des Anlernens der Software – und was die gewünschte Selbstgestaltung der Prozesse angeht, haben wir jetzt erheblich mehr Möglichkeiten.“

Zudem ist Ansgar Peter nun froh darüber, mit IRISXtract eine Lösung gefunden zu haben, die den digitalen Prozess vom Anfang bis zum Ende begleitet und die Schnittstelle für die Integration in das SAP-System liefert, sodass es innerhalb der SANIMED Gruppe möglich wurde, die digitale Transformation weiter voranzutreiben und zu professionalisieren. Inzwischen kommt die Digitalisierung über den automatisierten Posteingang sämtlichen Fachbereichen zugute.

„Mit dem IRISXtract-System verarbeiten wir derzeit innerhalb der SANIMED-Gruppe 24 Millionen Seiten jährlich. Vier Canon Hochleistungsscanner der DR-G2 Serie übernehmen die Digitalisierung der Belege“, berichtet Bastian Brickwedde, Head of IT bei SANIMED. „So sind wir in der Lage, die verschiedenen, oft sehr schwierigen Dokumentenarten zu verarbeiten, die im Gesundheitswesen vorkommen. Dazu zählen etwa das Rezeptformular Muster-16 – eine echte Herausforderung bei der Extraktion der OCR-Daten –, Krankenhausverordnungen und Lieferscheine sowie weitere Dokumente.“

Der Einsatz von IRISXtract beschert der SANIMED Gruppe eine deutliche Prozessoptimierung. „Wir haben trotz der komplizierten Dokumente im Gesundheitswesen Erkennungsraten von über 90 Prozent“, sagt Bastian Brickwedde. „Dadurch können wir den täglichen Belegeingang sehr schnell in den SANIMED-Fachbereichen verteilen, um eine effiziente Patientenversorgung sicherzustellen.“ Immerhin sind es täglich mehrere 1.000 Rezepte, die bis morgens 11:00 Uhr komplett abgearbeitet werden müssen.

Sämtliche Systemnutzer bei SANIMED ziehen ein ebenso positives Fazit. „Die Erkennung beim Fax- und E-Mail-Eingang hat sich erheblich verbessert“, schildert Heide Neuhaus, Leitung Scan-Center bei SANIMED. „Besonders geschätzt wird auch die intuitive Benutzeroberfläche.“ Und was die Durchführung des Projekts betrifft, zeigen sich bei SANIMED alle hochzufrieden und bezeichnen die Zusammenarbeit mit Canon und IRIS als professionell, kompetent und strukturiert. Insbesondere im Hinblick auf Qualität und Zeitplan wurden die Erwartungen in vollem Umfang erfüllt, weshalb eine Erweiterung geplant ist. „Das IRISXtract-System möchten wir auch an weiteren Standorten, in Schwester- und Tochterunternehmen als zentrale Posteingangslösung implementieren“, erklärt Bastian Brickwedde.