Europaweit drucken

Ein Treiber, eine Plattform, und das standortübergreifend: Um nichts weniger als die Vernetzung aller europäischen Standorte an eine Print- und Scan-Lösung ging es bei der Einführung der Print- und Scan-Plattform uniFLOW Online bei Schmitz Cargobull. Das Unternehmen gehört zu den führenden Anbietern von Transportlösungen und betreibt in Europa aktuell 29 Standorte. EUweit sind rund 6.800 Mitarbeiter für Schmitz Cargobull tätig und produzieren jährlich circa 57.000 Trailer, darunter Anhänger und Sattelschlepper. Dazu kommt eine hauseigene Ersatzteilproduktion. Jährlich generiert das Unternehmen einen Umsatz von rund 2,6 Milliarden Euro.

Schmitz Cargobull arbeitet europaweit mit Vertriebsgesellschaften und Servicepartnern zusammen. Dabei erwies sich in der Vergangenheit die sehr heterogene Netzwerkinfrastruktur der Partner als Herausforderung. „Es ist nicht an jedem Standort eine einheitliche Netzwerkverbindung zu erwarten“, schildert Mike van Nuland, Cloud Solution Architect und Application Management bei Schmitz Cargobull. „Einige Partner nutzen klassische Internetverbindungen, die von der IT-Abteilung nicht verwaltet werden können. Das wird spätestens dann knifflig, wenn es um die Vereinheitlichung der Druckumgebung geht: Lösungen wie FollowMe, also SecurePrint an allen Geräten im Konzern durch einen autorisierten User, oder die Scan-to-Mail Funktionalität, sind so nicht möglich.“ Zum Teil nutzte man in der Vergangenheit auf den Geräten vorkonfigurierte Clients, die jedoch aufwendig, fehlerbehaftet, auf jedem Gerät unterschiedlich und unsicher waren.

Ein neuer Workflow war somit nötig und wurde im Team mit dem Münsteraner Systemhaus ncc Guttermann gefunden. Die Anforderungen: Es galt, alle europäischen Standorte mit einer Scan- und Printlösung zu vernetzen. In ausführlichen Workshops definierte Schmitz Cargobull gemeinsam mit dem Team von ncc Guttermann die Details der Installation. „Mit der Druck- und Scan-Lösung uniFLOW Online sowie Scan- und Print-Hardware von Canon haben wir Schmitz Cargobull eine optimale Lösung für das vernetzte Drucken über Ländergrenzen hinweg empfohlen“, berichtet Jonas Piegel, Vertrieb Digitalisierungslösungen und Teamleiter DMS bei ncc Guttermann.

Im Einsatz ist die Cloud-Lösung von uniFLOW Online: „Für die europaweite Vernetzung aller Standorte, unabhängig von der Art ihrer Internetverbindung, erweist sich das als beste Lösung“, stellt van Nuland fest. „Für die Sicherheit in der Cloud und die verschlüsselte Übertragung der Dokumente sorgt der Anbieter. Bei der Auswahl wurde Wert auf mehrfache Sicherheitszertifizierungen gelegt, sodass ein hoher Standard gewährleistet ist“

UniFLOW Online speichert keine Nutzerinformationen und Passwörter. Stattdessen setzt das Tool auf die anspruchsbasierte User-Identifizierung durch verschiedene Identitätsanbieter mit Microsoft Azure Active Directory als Standard. Dabei prüft die Anwendung ein digital signiertes Sicherheitstoken mit spezifischen Identitätsinformationen. Auch auf die Sicherung von Inhalten gescannter Dokumente, Fotos und Druckaufträge verzichtet uniFLOW Online, abgesehen von Reporting- und Konfigurationsdaten. Die Daten werden lediglich in der Cloud weitergeleitet und, falls notwendig, verarbeitet. So ist kein Zugriff auf die Informationen möglich, auch nicht seitens der Administration.

Die Plattform uniFLOW Online bietet darüber hinaus verschiedene Optionen für sicheres, vernetztes Drucken und Scannen – auch über Ländergrenzen hinweg. Dazu gehört Secure-Printing: Die Dokumentenausgabe erfolgt erst nach Autorisierung durch den Nutzer. Bei Schmitz Cargobull funktioniert das seit Einführung der neuen Lösung europaweit. Jeder autorisierte Mitarbeiter kann sich an jedem Printer oder MFP anmelden und uniFLOW Online-Druck- sowie Scan-Funktionen nutzen. Jetzt ist es auch möglich, in einer Niederlassung einen Druckauftrag abzuschicken und diesen an jedem Printer im Netzwerk auszudrucken – am selben Standort oder später im Ausland.

Als praktisch erweist sich ebenfalls die Möglichkeit, sämtliche Scan- und Print-Einstellungen über die uniFLOW-Online-Benutzeroberfläche vorzunehmen. An der Hardware selbst sind dann keine Einstellungen mehr notwendig. Das spart Zeit und minimiert Eingabefehler. Dass uniFLOW Online auch als App fürs Smartphone verfügbar ist, vereinfacht den Workflow im Außendienst, etwa bei Kundenübergaben. Der Druckauftrag lässt sich inklusive verschiedener Endverarbeitungsoptionen an einen der Printer im europaweiten Netzwerk senden. „Deshalb können nun auch alle Kollegen aus ausländischen Niederlassungen etwa in der Zentrale Dokumente ausdrucken“ berichtet van Nuland. Dasselbe gilt für Gäste und Kunden, denn uniFLOW Online erlaubt auch das Guest-Printing.

Insgesamt sind aktuell 239 der rund 380 Drucker aller europäischen Niederlassungen des Transportunternehmens an uniFLOW Online angebunden – Tendenz steigend. Die Einbindung in die jeweilige IT-Landschaft übernehmen Partner vor Ort, das Team von ncc Guttermann brieft und schult, falls notwendig, die Experten vor Ort auf das System. Im Laufe des Jahres 2024 soll der Rollout finalisiert werden.

Auch die Hardware ist an allen Standorten einheitlich und besteht aus sechs verschiedenen Drucker- und MFP-Modellen von Canon, auf denen der Canon-Generic-Treiber arbeitet. „Der generische Druckertreiber ist das Herz der Lösung“, betont Piegel. „Die Printersoftware gewährleistet länder- und standortübergreifend eine einheitliche Funktionalität.“ Das ist nicht zuletzt wichtig, weil bei Schmitz Cargobull zahlreiche, auch spezielle Dokumententypen durch den Drucker laufen. Zum Teil unterliegen diese besonderen rechtlichen Vorgaben, etwa wenn es um den Druck von Fahrzeugbriefen auf Spezialpapier geht. Ein hoher Sicherheitsstandard ist auch aus diesem Grund obligatorisch und über uniFLOW Online sowie die Cloud-Verwaltung gewährleistet.

„Das gesamte System aus uniFLOW Online in der Cloud und Hardware an den Standorten läuft sehr stabil und zuverlässig“, fasst van Nuland abschließend zusammen. „Zu Ausfällen kommt es kaum – und wenn, lassen sich Dokumente an den Standorten nach wie vor auch auf ‚reguläre‘ Weise ausdrucken.“ Sollte es zu Fehlern kommen, liegt die Behebung in den Händen von uniFLOW und ist in aller Regel schnell erledigt – für die Mitarbeiter bei Schmitz Cargobull ist das eine weitere Erleichterung im Arbeitsalltag.