Rechnungen und Lieferscheine quer durch verschiedene Abteilungen zu senden, gehört im Spies Bauzentrum seit Kurzem der Vergangenheit an. Mit der Digitalisierung der Belege beschleunigt der Baustoffhandel aus Geseke heute die Dokumentenorganisation. Das gelingt mit einer ausgeklügelten Einzelplatzlösung, die Papierarchivierung obsolet macht. Im Mittelpunkt des kürzlich installierten Konzepts stehen ein Scanner von Canon und das Unitrade DMS von SE Padersoft.

Drei Abteilungen, rund 65 Mitarbeiter und eine großzügige Gesamtfläche: Papierunterlagen legten in der Bauzentrum Spies GmbH bis vor Kurzem lange Wege zurück. Rechnungen, Lieferscheine und andere Dokumente, die eine revisionssichere Aufbewahrung erfordern, durchliefen mehrere Abteilungen, bevor sie analog archiviert wurden. Das bedeutete nicht nur einen hohen zeitlichen Aufwand, es kostete auch wertvolle Ressourcen und Platz.

Damit sollte Schluss sein. Der Plan: Einen reibungslosen Dokumentenworkflow zu implementieren, der Belege automatisch digital archiviert und ohne Aufwand auffindbar macht. Nicht zuletzt sollte das digitale Dokumentenmanagement die unkomplizierte Zusammenarbeit mit Beschäftigten im Home-Office ermöglichen. Mit der analogen Archivierung war das kaum möglich – auch, weil die Dokumentenablage immer komplexer wurde.

Im Hause Spies verließ man sich für die Planung der neuen Lösung auf die Beratung von SE Padersoft. Mit dem renommierten Anbieter von ERP-Warenwirtschafts- und Dokumentenmanagementsystemen besteht seit Langem eine vertrauensvolle Kooperation. Das Unitrade-ERP-System inklusive Finanzbuchhaltung nutzt das Unternehmen bereits. Nun sollte das Dokumentenmanagement Unitrade für einen Dokumentenfluss wie am Schnürchen sorgen.

Bei der Anschaffung der dafür notwendigen Scan-Hardware setzte das Bauzentrum Spies auf eine Empfehlung von SE Padersoft. Der kompakte Einzelplatzscanner Canon DR 6010C erwies sich als optimale Lösung für das Digitalisierungsprojekt. Auf eine Netzwerkinstallation verzichtete man nach ausführlicher Prüfung bewusst – und das erwies sich als optimal. „Schon bei der Installation stellte sich heraus, dass wir mit der Einzelplatz-Hardware die richtige Entscheidung getroffen haben“, erläutert Prokurist Ulrich Westermann.

Bereits die Inbetriebnahme verlief reibungslos: Nach dem Anschluss der Hardware ließ sich der Scanner ohne Umstände mit dem Unitrade-DMS verbinden. Den Canon DR 6010C empfahl SE Padersoft aus mehreren Gründen. Der DIN-A4-Scanner arbeitet mit einem Volumen von bis zu 60 Seiten pro Minute geradezu rasant und beschleunigt die Dokumentenverwaltung bei Spies wesentlich. Pro Tag sind bis zu 7.500 Scanvorgänge möglich. Zusätzlich verschafft der automatische Einzug eine große Erleichterung. Die Mitarbeiter verarbeiten so auch hohe Dokumentenvolumina in kurzer Zeit.

Die meisten Papiere liegen im Bauzentrum im DIN-A4-Format vor. Dazu kommen vereinzelt weitere Maße wie handschriftliche Skizzen oder Notizen. Die Tatsache, dass der Scanner von ultradünnen, empfindlichen Dokumenten bis hin zu Kunststoffkarten praktisch alle Dokumententypen verarbeitet, stellt einen guten Grund dar, der Scanner-Empfehlung von SE Padersoft zu folgen. Die Qualität der digitalen Belege sichern Features wie eine Farberkennung, die automatische Textausrichtung und Seitengrößenbestimmung.

„Der große Vorteil der Lösung ist, dass wir uns nach der Erfassung nicht mehr um die Belege kümmern müssen“, betont Westermann. Den Archivierjob erledigt Unitrade im Hintergrund und nimmt die Daten in eine Kontrollliste auf. Schnittstellen zum Unitrade-Warenwirtschaftssystem von SE Padersoft sorgen dafür, dass Lieferscheine, Rechnungen und weitere Belege in Echtzeit von jedem berechtigten Mitarbeiter und in allen Vorgängen abrufbar sind.

Dafür kommt das Barcode-Matching des Unitrade-DMS zum Tragen: Mit einer Validierungsregel legt man bei Spies fest, welche Dokumente das System automatisch zuordnet und welche einer manuellen Bearbeitung bedürfen. Zum Auffinden der Daten genügt dann die Eingabe der Belegnummer. Das ist dank Netzwerkanbindung des DMS von jedem Arbeitsplatz aus möglich.

Das Team Canon-Scanner und Unitrade-DMS ist mittlerweile seit einigen Monaten bei Spies im Einsatz. Dass sich die Anschaffung gelohnt hat, ist Westermann zufolge bereits deutlich spürbar: „Der Aufwand für den Workflow hat sich stark verringert, die Dokumentensuche ist einfacher und schneller geworden und es herrscht nicht zuletzt mehr Ordnung in der Belegverwaltung.“

Noch bewahrt man im Spies Bauzentrum alle Belege zusätzlich in Papierform auf. Notwendig ist das für die revisionssichere Speicherung per Gesetz nicht und so soll die analoge Dokumentensammlung in Kürze Geschichte sein. Den Mitarbeitern in der Buchhaltung kann das Recht sein – schließlich arbeiten sie bereits erfolgreich und komfortabel mit dem neuen Archivierungssystem. Das Feedback fällt insgesamt positiv aus: „Die Lösung ist sehr einfach zu handhaben, auch, weil keine Einstellungen notwendig sind“, fasst Westermann zusammen. „Wir legen die Dokumente ein, aktivieren mit einem Knopfdruck den Scanvorgang, starten Unitrade und widmen uns anschließend anderen Aufgaben.“

Nadia Hamdan