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Anwenderbericht
Schluss mit dem Nebeneinander
Kommunale Verwaltung
Stadt Kitzingen senkt Kosten mit uniFLOW und Multifunktions-Umgebung von Canon
Wie in allen deutschen Kommunen muss die Verwaltung der Stadt Kitzingen mit ihren knapp 23.000 Einwohnern zahlreiche Pflichtaufgaben der Daseinsvorsorge erfüllen. Von den Schulen über die örtliche Feuerwehr, die Kultureinrichtungen bis zur zentralen Verwaltung waren zahlreiche Arbeitsplätze mit Kopierern und Druckern diverser Hersteller ausgestattet. Mit einer einheitlichen Lösung auf Basis der neuesten Generation von Canon imageRUNNER-Multifunktionssystemen und der integrierten Printmanagementsoftware uniFLOW spart die Stadtverwaltung heute mehr als ein Drittel der bisherigen Kosten ein.
Herausforderung
Ganz nach Bedarf hatte die Stadtverwaltung Kitzingen im Laufe der Zeit an zahlreichen Standorten Drucker und Kopierer aufstellen lassen. „Das galt sogar in den Schulen auch für die Klassenzimmer, die wir technisch möglichst gut ausstatten wollten“, sagt Herbert Müller, Sachgebietsleiter Hauptverwaltung bei der Stadt Kitzingen.
An vielen Arbeitsplätzen waren zudem Drucker und Kopiergeräte parallel vorhanden. Features wie das klassische Kopieren und Faxen sind heute weitgehend dem Scannen und dem Dokumentenversand per E-Mail gewichen – allerdings längst nicht überall, wie das Beispiel der Corona-Pandemie deutlich aufzeigt. Der Ausdruck auf Papier hingegen ist weiterhin stark verbreitet – so auch bei der Kitzinger Stadtverwaltung.
"Nach einer internen Prüfungsfeststellung haben wir geplant, das Output Management auf eine einheitliche Basis zu stellen, sowohl was den Systemanbieter betrifft, als auch hinsichtlich der Endgeräte", schildert Herbert Müller. Waren doch im Laufe der Jahre über 180 Endgeräte diverser Hersteller in den Einsatz gekommen, mit den bekannten Folgen: Ad-hoc-Beschaffung von Toner und unterschiedliche Zuständigkeiten hinsichtlich Wartung und Betrieb. So war die IT-Abteilung der Stadtverwaltung für die Drucker, deren Beschaffung und Versorgung zuständig. Eine europaweite Ausschreibung im Jahr 2020 brachte schließlich Abhilfe.
Herbert Müller Sachgebietsleiter, Stadt KitzingenMy-Print-Anywhere unterstützt uns nicht nur vor Ort, indem es unsere Arbeit sicherer und einfacher macht. Es erleichtert auch die Arbeit im Home Office erheblich, da wir die dort vorhandenen Drucker einsparen.
Lösung
Mit dem Würzburger Systemhaus J.A. Hofmann als Canon-Partner hat die Stadtverwaltung Kitzingen die gesteckten Ziele innerhalb der geplanten Projektlaufzeit erreicht. „Wir haben die Zahl der Endgeräte auf 100 reduziert. Arbeitsplatzgeräte werden nur dort eingesetzt, wo dies für den dienstlichen Ablauf notwendig ist. Alle anderen Mitarbeiter nutzen die neuen imageRUNNER-Multifunktionssysteme und damit jetzt auch die My-Print-Anywhere-Funktion“, schildert Herbert Müller.
Damit ist eine wesentliche Anforderung erfüllt, denn die Mitarbeiter identifizieren sich an den entsprechend angepassten Kartenlesern drahtlos mit ihren Transponder-Hausausweisen. Dank uniFLOW sind die für den Output genutzten Endgeräte, vom Canon-Laserdrucker bis zum imageRUNNER, miteinander vernetzt. Eine klare Kostenstellenzuordnung ist damit heute ebenso realisiert worden wie die automatisierte Lieferung von Verbrauchsmaterialien durch J.A. Hofmann.
"Canon war einer von zwei Anbietern, deren Systeme wir in einer 14-tägigen Testphase in allen denkbaren Szenarien genutzt haben. Canon hat in allen Leistungsklassen und in allen Testbereichen überzeugt. Zudem waren unsere Mitarbeiter von der intuitiven Bedienerführung überzeugt", sagt der Sachgebietsleiter. So haben die Techniker von J.A. Hofmann die flexiblen Programmiermöglichkeiten der imageRUNNER-Systeme genutzt und die Bedienpanels für diverse Bereiche unterschiedlich angepasst.
Nutzen
Insgesamt 43 unterschiedliche Multifunktionssysteme der Serie imageRUNNER Advance DX mit integrierten Kartenlesern sind heute das Rückgrat der Output-Systemumgebung bei der Stadtverwaltung Kitzingen, ergänzt um diverse Laserdrucksysteme an Einzelarbeitsplätzen. Dank der effizienten Reduktion der Endgeräte und der intelligenten Steuerung mit uniFLOW von Canon spart die Stadt Kitzingen in diesem Bereich gut ein Drittel der bisher angefallenen Kosten ein. Die interne IT-Abteilung wurde entlastet, das automatisierte Tonermanagement sorgt für Tonernachschub, wenn er benötigt wird.
"Ein oftmals unterschätzter Kostenposten, denn unbekannt ist bisher, wie viele Tonerkartuschen in Unternehmen weltweit lagern, die einst beschafft, aber nicht mehr benötigt werden, wenn etwa der entsprechende Drucker defekt ist oder abgeschafft wurde. Das ist ganz klar totes Kapital, das wir vermeiden", sagt Jürgen Schmitt von J.A. Hofmann, der das Projekt betreut hat. Angesichts eines Volumens von 183.000 monochromen und rund 83.000 farbigen Druckseiten bei der Kitzinger Stadtverwaltung wird deutlich, welche Einsparpotenziale sich so erzielen lassen.
"Daneben sind vor allem die vielen sinnvollen Funktionen eine Unterstützung für uns, wie My-Print-Anywhere und Scan to Mail, die vorrangig genutzt werden", so das Fazit von Herbert Müller.
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