Einfache Wege für komplexe Dokumente

Die Dresdner VON ARDENNE GmbH stand angesichts eines wachsenden Volumens an digitalen und gedruckten Dokumenten vor der Aufgabe, diese aus dem neu eingeführten SAP-System in unterschiedlichen Formaten und Versandwegen ausgeben zur können. Dabei sollten Druck, Fax, E-Mail und die Ablage im Archiv gleichermaßen möglich sein. Klassische Transaktionsdokumente wie Rechnungen und Lieferscheine sollten auf dezentralen Drucksystemen ausgegeben werden können, ebenso statische Dokumente in Form von Konstruktionszeichnungen und produktionsbegleitende Dokumente.

Das Unternehmen wächst kontinuierlich und hat im Rahmen einer grundlegenden Zentralisierung der IT und ihrer Prozesse neue Wege für das Output Management gesucht. Die Abschaffung der Einzelplatzdrucker und der Einführung einer multifunktionellen Drucksystemumgebung auf Basis von Canon uniFLOW erfolgte im Jahr 2010. Das IT Competence Center hatte seinerzeit die Druckprozesse analysiert und ein neues Druckkonzept für das Unternehmen erarbeitet. Durch das zentrale Management der Druckaufträge kamen flächendeckend Funktionalitäten wie Secure Printing und Follow me Print zum Einsatz. Über die Anbindung der Systeme an Canon eMaintenance werden der bedarfsgerechte Service sowie das Tonermanagement durch Techniker des IT Competence Centers erbracht.

Die von 300 auf 80 Drucksysteme reduzierte Umgebung wurde die Basis für den nächsten, wichtigen Schritt: „Generell wollten wir unsere IT-Lösungen zentralisieren und Abläufe automatisieren. Deshalb wurde im Jahr 2014 SAP eingeführt, um unsere heterogene Systemlandschaft zur harmonisieren. In diesem Zug erfolgte auch die Zentralisierung des gesamten Output Managements“, sagt Martin Hiller. Mit der Umstellung auf SAP als zentrales System stand das Unternehmen vor der Herausforderung, die zahlreichen Kommunikationswege aus dem ERP-System über eine zentrale Lösung zur steuern. Hinzu kam, dass vor der SAP-Einführung diverse getrennte Systeme im Einsatz waren, aus denen heraus gedruckt und gefaxt wurde. Anleitungen und Listen für die Beschichtungsanlagen, die bis zur 15 Ringordner umfassen, wurden bis dahin aus unterschiedlichen Quellen gedruckt, dann von Hand sortiert und den Maschinen beigelegt – ein höchst umständlicher Prozess.

„Aufgrund des engen Zeitrahmens für die Einführung von SAP mussten wir parallel die bisher genutzten Wege für das Output Management neu definieren und diese Prozesse in einer neuen Software hinterlegen“, so Martin Hiller.

Weil sich die zuvor eingeführte Lösung dank der partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit dem IT Competence Center bewährt hatte, entschied sich das Unternehmen für die Output Management-Lösung COSMOS* als Kernsystem. Darin sollten die vorhandenen Systeme uniFLOW, PlotManager und das neue SAP-System über Standardmodule miteinander verbunden werden.

Der modulare Aufbau erlaubte es, die Software an die individuellen Anforderungen im Unternehmen anzupassen. So werden die Dokumente und Formulare ausschließlich im SAP-System erstellt und gepflegt. Das Output Management erfolgt hingegen ausschließlich mit den Lösungen von Canon. Die Aufteilung in Quell- und Ausgabesysteme erlaubt eine saubere technische Trennung und vereinfacht damit die Prozesse. Die Anwender:innen hingegen nutzen ihre gewohnte Benutzeroberfläche im SAP GUI oder den SAP Web-Client für den Druck. Dabei haben sie nur einen Drucker in SAP zur Verfügung, die Ausgabe wird über entsprechende Prozesse automatisch gesteuert.

In jedem der täglich 900 bis 1000 Druckaufträge – bei steigender Tendenz – werden über COSMOS* automatisch Formulare und Zeichnungen zusammengeführt und ausgegeben. Dabei wird auf allen Zeichnungen ein digitales Wasserzeichen zur Sicherung der Echtheit aufgebracht. Dazu hat der Anwender oder die Anwenderin die Möglichkeit, die technischen Zeichnungen über die Preview-Funktion im Vorfeld zur sichten. Die Ausgabe an den Endgeräten regelt uniFLOW in diversen Modi wie Standard-Modus, Direktdruck und Teamdruck. Vordefinierte Kommunikationswege erlauben den automatischen Versand von Dokumenten per Fax, E-Mail, als Druck und die parallele Archivablage.

Dank der definierten Workflows mit ihren hinterlegten Kommunikationswegen können die Fachabteilungen der VON ARDENNE GmbH heute ihre Kommunikationsaufträge auf einfache und transparente Weise abwickeln. Auch die Zusammenführung von Dokumenten aus verschiedenen Quellen für den Versand der auszuliefernden Anlagen wird über COSMOS* vereinfacht. Angesichts eines Druckvolumens von zuletzt 1,8 Millionen Seiten im Jahr bringt die Lösung von Canon eine klare Zeitersparnis für die Fachabteilungen.

„Die anspruchsvolle Aufgabe der Einführung eines zentralen Output Management-Systems parallel zur SAP-Einführung hat das Team von Canon optimal gelöst. Denn wir hatten bei Projektstart noch nicht alle Anforderungen im Detail definiert, da sich diese oft erst während der SAP-Einführung ergaben“, schildert Martin Hiller. Neben den Fachabteilungen profitieren auch die IT-Verantwortlichen bei VON ARDENNE, denn mit der Einführung der neuen Lösung verfügt das Unternehmen über einen Single Point of Control, wenn es um Pflege und Fehlersuche geht. „Zudem haben wir heute einen Großteil der Daten in SAP konsolidiert und sind künftig in der Lage, Prozesse und Workflows zur optimieren, und damit möglicherweise auch unser Output Management“, sagt Martin Hiller. Jeder ausgeführte Job wird heute automatisch in das angebundene Easy-Langzeitarchiv überführt. In diesem Fall zeigt sich das optimale Zusammenspiel aller Teile der von Canon bereitgestellten Lösung, von den Endgeräten über uniFLOW und COSMOS*, mit dem zentralen SAP-System.